עקרונות הנגישות

עקרונות הגישה לחומר ארכיוני
24 אוג' 2012

הקדמה
נגישות לחומר ארכיוני היא זמינות הרשומות לעיון כתוצאה מההרשאה המשפטית לשימוש בחומר הארכיוני ומקיומם של עזרי החיפוש. מאז 1994 ה-ICA הוציא לאור ארבעה סטנדרטים לתיאור ארכיוני: ISAD(G) ב- 1994, ISAAR(cpf) ב-1996, ISDF ב-2008, ISDIAH ב-2008. סטנדרטים אלו עוסקים בעזרי חיפוש, אחד משני מרכיבי המפתח של הנגישות, ועשו מהפך בדרכי יישום התיאור הארכיוני. המסמך Principles of Access to Archives - עקרונות לנגישות לחומר ארכיוני מתמקד במרכיב השני של הנגישות: ההרשאה המשפטית לשימוש בחומר ארכיוני.

ה-ICA עוסק כבר תקופה ארוכה בשאלת הנגישות לחומר ארכיוני. בעקבות השינויים הפוליטיים שחלו באירופה בתחילת שנות התשעים, כתבו הארכיונים באירופה את ה- “Outline of a Standard European Policy on Access to Archives,” כתיאור מדיניות אירופית אחידה לנגישות לארכיון, אשר אומץ באסיפה הכללית של ה-ICA שהתקיימה באדינבורו ב-1997. המסמך מתייחס כמעט כולו לנגישות לחומר ארכיוני ממשלתי וכולל רק סעיף אחד לנגישות לרשומות שאינן ממשלתיות: "מומלץ לנסות לקבוע הסדרי גישה לארכיונים פרטיים שישתוו לאלו שנקבעו לגבי ארכיונים רשמיים בכל מקרה שזה אפשרי".
שני מסמכים נוספים שאושרו על די ה-ICA מדגישים אף הם את חשיבות נושא הנגישות לעבודה בארכיונים: הקוד האתי שאושר ב-1996 וההצהרה הבינלאומית בנוגע לארכיונים של 2010:

הקוד האתי מתייחס לנגישות בשני סעיפים:

סעיף 6: על הארכיונאים לקדם את הנגישות לחומרי ארכיון ולתת שירות חסר פניות לכל המשתמשים.

עקרון 7: על הארכיונאים לכבד נגישות בד בבד עם השמירה על הפרטיות, ולפעול על פי ההגבלות הרלוונטיות.

ההצהרה הבינלאומית לארכיונים קובעת את הצורך החיוני של קיום ארכיונים לתמיכה ביעילות העסקית של הגוף היוצר, לעדות על פעולותיו, לשקיפותו, להגנה על זכויות האזרח, לכינון זיכרון פרטי ומשותף, להבנת העבר ולתיעוד ההווה כדי לאפשר פעילות נכונה וטובה יותר בעתיד.

ההצהרה קובעת שאחד התפקידים החשובים של הארכיונאי הוא העמדת החומר לשימוש, ושעל הארכיונאים לפעול יחד כדי שחומר ארכיוני יהיה נגיש לכל, תוך כיבוד החוקים המתייחסים לנושא והבטחת זכויות הפרט, היוצרים, הבעלים והמשתמשים.

הוועדה לנהלים ולסטנדרטים בקשה באביב 2010 מקבוצה קטנה של ארכיונאים לבחון האם אפשר לפתח תקן של נגישות לציבור לחומר הארכיוני-הממשלתי ושאינו ממשלתי. הוקמה ועדה שחבריה מיצגים מסורות שונות של ארכיונאות. לאחר פגישה ראשונית בפריז במאי 2010 נוסחו שני מסמכים עיקריים: הצהרה על עקרונות הגישה לארכיון, ומסמך טכני המפרט את אפשרויות היישום של העקרונות הללו. המסמכים הועברו למעגל רחב יותר של ארכיונאים למתן הערות. באוגוסט 2011 הועברו המסמכים להערות הציבור ותוקנו בהתאם. המסמך אושר באסיפה הכללית שהתקיימה בבריזביין, אוסטרליה באוגוסט 2012.

המסמך לנגישות לחומר ארכיוני כולל עשרה עקרונות והסבר מפורט ומשלים לכל עיקרון. העקרונות וההסברים יחד מנחים את העשייה הארכיונאית בנושא. למסמך צורף מילון מונחים (אגרון)קצר [עדיין לא תורגם לעברית].

הוועדה מכירה בכך שלרוב הממשלות וכן למוסדות רבים יש היסטוריה עשירה של ניהול הנגישות. עבור מוסדות אלו ההצהרה מהווה תוספת לנהלים הקיימים, ומאפשרת לארכיונים של מוסדות אלו לבחון את דרך פעולתם בהתאם לערכים שנקבעו בהצהרה ולעדכן את התנהלותם בנושא בהתאם. למוסדות בהם נהלי הנגישות חלשים או אף שנויים במחלוקת, ההצהרה מספקת קוים מנחים לבחינת התהליכים ותיקונם.

חברי הוועדה מאמינים כי העקרונות הינם חשובים ומועילים לארכיונאים.

מבוא

החומר הארכיוני נשמר כדי לאפשר שימוש בו בדור הנוכחי ובדורות הבאים. הנגישות מאפשרת חיבור בין החומר הארכיוני לציבור, מאפשרת שימוש במידע על המוסד והחומר שברשותו, ומשפיעה על מידת האימון של הציבור בשומרי החומר ארכיוני ובשירות שהם מספקים. הארכיונאי פועל בתרבות של פתיחות, אך תוך הקפדה על ההגבלות הנדרשות על פי החוק והרשאות אחרות אתיקה, או דרישות המפקידים. כאשר ההגבלות אינן מאפשרות נגישות, יש להבהיר מה היקף ההגבלה ואת מועד סיומה. על הארכיונאים לעודד גופים לגבש כללים ברורים לנגישות, ובהעדר קוים מנחים חד משמעיים, על הארכיונאים לספק גישה מתאימה הלוקחת בחשבון אתיקה מקצועית, שוויון, הוגנות ודרישות החוק. על הארכיונאי להבטיח שההגבלות מושתות באופן הוגן וסביר, להקפיד על אי מתן גישה לארכיונים מוגבלים, ולאפשר את השימוש הרחב ביותר האפשרי לחומר ארכיוני על ידי הקטנת המגבלות למידה ההכרחית, והסרת ההגבלות שכבר אינן בתוקף. על הארכיונאים לדבוק בעקרונות הנגישות לחומר ארכיוני תוך גיבושם ויישום מדיניות הנגישות.

מטרת העקרונות לנגישות לחומר הארכיוני

מסמך העקרונות מאפשר לארכיונאי לבחון את המדיניות ואת שיטות העבודה הקיימות ונותן לארכיונאי מסגרת בעת פיתוח נהלים חדשים לנגישות או בעדכון נהלים קיימים.

מרחב הפעולה של העקרונות לנגישות

עקרונות הנגישות מתייחסים גם לזכות הגישה של הציבור למידע וגם לאחריות הארכיונאים לאפשר גישה לחומר הארכיוני ולמידע אודותיו.

העקרונות מכירים בכך שניהול הנגישות כולל גם הגבלות בגלל סוג המידע המצוי בארכיונים.

העקרונות מכירים בכך שבמספר מדינות ישנם חוקים העוסקים בנגישות הסותרים זה את זה)זה נכון לגבי חוקים הנוגעים לארכיונים ממשלתיים, באלו שאינם ממשלתיים ובגופים פרטיים. על כן, ארכיונים מעודדים ממשלות, פרלמנטים ובתי משפט לאחד חוקים העוסקים בנגישות.

העקרונות לנגישות חלים גם על חומר ארכיוני ממשלתי וגם על חומר שאינו ממשלתי. ארכיונים ציבוריים ופרטיים יכולים ליישם את העקרונות בצורה שונה.
העקרונות מניחים שהארכיונאים יוזמים העברת חומר ארכיוני יקר ערך למשמורת לצמיתות בארכיון, שבו החומר נגיש יותר לציבור, ונמנעים מהשארת החומר בידי המשרד היוצר.

העקרונות אינם מתייחסים לשירות העיון ולסטנדרטים למתן שירות ואף אינם קובעים את המשאבים הנדרשים כדי ליישם את העקרונות.

העקרונות אינם מתייחסים לבעיות של זכויות יוצרים, כי הגישה עצמה לחומר המוגן בזכויות יוצרים מותרת על פי חוק, אך ניתן לבצע העתקים רק בהתאם לחוק זכויות יוצרים.

העקרונות גם מכירים בכך שהצורך בהגנה על הפריטים המקוריים עצמם מבלאי שנגרם כתוצאה משימוש תכוף, עשוי להוביל להגבלת הגישה למקור הפיסי, אך אז על הארכיונאי להפוך את המידע המצוי על גבי הפריט לזמין.

כל אחד מעשרת העקרונות מלווה בהסבר משלים.

אחריות ליישום העקרונות לנגישות לחומר ארכיוני

יש לעודד מוסדות המחזיקים חומר ארכיוני להשוות את מדיניות הנגישות הקיימת אצלם עם מסמך העקרונות ולאמץ אותו כמדריך מקצועי לנגישות לחומר הארכיוני שברשותם. האחריות העיקרית ליישום העקרונות משותפת למנהלים, לארכיונאים, לתורמים ולמפקידים, ולאנשי המוסדות המעבירים את הרשומות שלהם למשמורת בארכיון.

• העובד בארכיון או בגוף האם שלו חייב להוכיח מנהיגות ואחריות לגבי תכנית הנגישות. צריך שתהיה לו סמכות מספיקה על מנת להבטיח את מועד החשיפה ואת אבטחת המידע. מנהלים בגוף האם אחראים לתמיכה בתוכנית הנגישות של המוסד הארכיוני, למתן מימון הולם לכך, ולהבטחת ההדרכה לאנשי הצוות והתמיכה הנחוצה לביצוע תפקידם במיומנות לטובת האינטרסים של המשתמשים, החומר הארכיוני, יוצרי החומר, המפקידים והתורמים.

• הארכיונאים אחראים לתכנון, ליישום ולתחזוקה של מערכת בקרת הנגישות. על כל העובדים בארכיון להבין את העקרונות הבסיסיים של הנגישות, את הצורך בטיפול באבטחת מידע שנגישותו מוגבלת, ואת האחריות לא לגלות מידע אלא אם זה נעשה בהליכים מאושרים. לארכיונאים המשתתפים בתהליך קבלת החלטות בנושא נגישות צריך שתהיה הבנה טובה של החקיקה הרלוונטית ושל נהלי גישה כמו גם בצרכים של החוקרים. על הארכיונאים להדריך עובדים חדשים בהפעלת תכנית הנגישות במידה שעבודתם דורשת זאת.

• תורמים ומוסדות המעבירים חומר ארכיוני למשמורת של מוסד ארכיוני צריכים להכיר בכך שמטרת העל של השמירה על חומר ארכיוני היא לאפשר נגישות אליו. אם יש מידע שצריך להיחסם לתקופה מסוימת, המפקידים אחראים לקבוע באופן ברור מהו המידע, מה הן הסיבות להגבלה ותקופת ההגבלה. צוות המוסד, המפקיד והתורמים יישאו ויתנו עם הארכיונאי ברוח של שיתוף פעולה ואמון.

בכתיבת תכנית הנגישות שותפים עורכי דין, מומחים במחשוב ובאבטחה, ומומחים בחשיפת חומר ארכיוני. על עורכי הדין להבין את העקרונות הבסיסיים של ניהול החומר הארכיוני ולתמוך בארכיון המאזן בין צרכי המוסד והמשתמש, במסגרת המשפטית האפשרית והרלוונטית. מנהלי מערכות המחשוב אחראים להבטיח שכל התיעוד יהיה מדויק וזמין לארכיונאים ולמשתמשים בעת הצורך, וכי חומר מסווג יהיה בטוח ומוגן מפני גישה שאינה מורשית. אנשי הביטחון אחראים לאבטחה ולניטור גישה לשטחי האחסון של חומר ארכיוני, תוך שמירה מיוחדת על מקומות שבהם מוחזקים חומרים מוגבלים לעיון. המומחים לחשיפה כגון אנשי המשרדים יוצרי הרשומות צריכים לספק סיבות מנומקות לחשיפה או חסימה כולל לוח זמנים לחשיפה.

העקרונות לנגישות לחומר ארכיוני 
1. לציבור יש זכות גישה לחומר ארכיוני של גופים ציבוריים. גופים ציבוריים ופרטיים צריכים לפתוח את החומר הארכיוני בהיקף הרחב ביותר, ככל שניתן.
2. מוסדות המחזיקים חומר ארכיוני צריכים לידע על הימצאותו בידיהם, על קיומו של חומר סגור, ועל הגבלות המשפיעות על הנגישות לחומר.
3. מוסדות המחזיקים חומר ארכיוני יאמצו גישה חיובית ופעילה לנושא הנגישות.
4. מוסדות המחזיקים חומר ארכיוני יבטיחו שהגבלות הנגישות מובנות ומוגבלות בזמן, מבוססות על חקיקה רלוונטית, יכירו בזכות לפרטיות ויכבדו את הזכויות של בעל החומר הפרטי.
5. חומר ארכיוני יהיה זמין בתנאים שווים והוגנים.
6. מוסדות המחזיקים חומר ארכיוני יוודאו שלקרבנות של עבירות חמורות על פי החוק הבינלאומי תינתן גישה לחומר ארכיוני שמספק ראיות הדרושות להם כדי לתבוע את זכויות האדם שלהם ולתעד את הפגיעה בהם, גם אם החומר הארכיוני סגור לציבור הרחב.
7. למשתמשים תעמוד הזכות לערער על דחיית בקשה לגישה לחומר.
8. מוסדות המחזיקים חומר ארכיוני יבטיחו כי אילוצים תפעוליים לא ימנעו גישה לארכיונים.
9. לארכיונאים תהיה גישה לכל החומר הארכיוני הסגור כדי לבצע את עבודתם המקצועית.
10. ארכיונאים ישתתפו בתהליך קבלת ההחלטות בנוגע לנגישות.

פירוט העקרונות

1. לציבור יש זכות גישה לחומר ארכיוני של גופים ציבוריים. גם גופים ציבוריים וגם פרטיים צריכים לפתוח את החומר הארכיוני בהיקף הרחב ביותר, ככל שניתן.

נגישות לחומר ארכיוני ממשלתי חיונית לחברת הידע. ערכים כמו דמוקרטיה, אחריות הממשל, ממשל זמין, ומעורבות אזרחית מושתתים על ההבטחה שלאנשים תהיה גישה לחומר ארכיוני של גופים ציבוריים שהם חלק מממשלים לאומיים, משטחים בשלטון עצמי, משלטון מקומי, ממוסדות ממשלתיים, וכן לחומר ארכיוני של כל ארגון וכל אדם המבצעים פעילות ציבורית ופועלים בתמיכה ציבורית. כל החומר הארכיוני של גופים ציבוריים פתוחים לציבור מלבד מקרים חריגים המעוגנים בחוק.

מוסדות ציבוריים או פרטיים, שבידיהם חומר ארכיוני פרטי אינם חייבים לפתוח אותם למשתמשים חיצוניים, אלא אם קיימת חקיקה מיוחדת, דרישות משפטיות או נהלים המטילים אחריות זו עליהם. יחד עם זאת, ישנם ארכיונים פרטיים רבים המחזיקים חומר מוסדי ואישי בעל ערך משמעותי להבנת ההיסטוריה החברתית, הכלכלית, הדתית, הקהילתית והאישית, אשר יכול לתרום ליצירת רעיונות חדשים בעתיד. על הארכיונאים העובדים במוסדות פרטיים, ומנהלים את החומר הארכיוני שבהם, לעודד את המוסדות הללו לאפשר לציבור גישה לחומר הארכיוני במיוחד אם החומר שברשותם מסייע להגן על זכויות כלשהן או שיש בו תועלת לציבור. ארכיונאים ידגישו בפניהם שפתיחת החומר הארכיוני המוסדי תומכת בשקיפות ובאמינות של המוסד ומשפרת את ההבנה של הציבור בנוגע להיסטוריה הייחודית של המוסד ולתרומתו לחברה, מסייעת למוסד למלא את אחריותו החברתית לחלוק במידע לטובת הציבור, ומשפרת את תדמיתו של המוסד.

2. מוסדות המחזיקים חומר ארכיוני צריכים לידע את הציבור על הימצאותו בידיהם, על קיומו של חומר סגור, ועל הגבלות המשפיעות על הנגישות לחומר.

צריך שתהיה אפשרות למשתמשים לאתר את המוסד הארכיוני המחזיק חומרים שמעניינים אותם. הארכיונאים יספקו מידע, ללא תשלום, אודות המוסדות שלהם והחומר הארכיוני שברשותם. עליהם לידע את הציבור מה הם הכללים המקובלים אצלם לשימוש בחומר הארכיוני בהתאם למנדט המשפטי של הארגון, המדיניות והתקנות. עליהם להבטיח כי תיאור החומר הארכיוני מעודכן, מדויק ועומד בסטנדרטים לתיאור חומר ארכיוני וזאת במטרה לאפשר גישה לחומר. ארכיונאים יאפשרו למעיינים לגשת לטיוטות הרישום אם הגרסה האחרונה של התיאור עדיין אינה קיימת או מוכנה, כל עוד זה לא פוגע בביטחון החומר הארכיוני ונעשה במסגרת המגבלות ההכרחיות על נגישות.

מוסדות המאפשרים לציבור גישה לחומר הארכיוני שלהם יפרסמו את מדיניות הגישה שלהם לחומר. ארכיונאים ינהגו בפתיחות, ואם נדרשות הגבלות כלשהן, הם יבטיחו שהן כתובות באופן ברור ושהציבור יכול להבין אותן, ולמלא את טופס הבקשות שלהם בצורה הולמת.
לציבור יש זכות לדעת אם סדרה מסויימת, תיק או חלק מפריט קיימים או לא, גם אם לא ניתן לראות אותם, או אם הם בוערו. ארכיונאים יחשפו את העובדה שחומר ארכיוני סגור אך קיים באמצעות תיאור מדויק, וזאת גם לגבי גיליונות אלקטרוניים. ארכיונאים יספקו מידע רב ככל האפשר בנוגע לחומר שהעיון בו מוגבל, כולל הסיבה להגבלה והתאריך בו החומר ייבדק שנית או שיהפוך זמין ונגיש. זאת כל עוד התיאור אינו חושף את המידע שהוא הסיבה להגבלה או מפר את החוק או התקנה המחייבת.

3. מוסדות המחזיקים חומר ארכיוני יאמצו גישה חיובית, יוזמת ופעילה לנושא הנגישות.

לארכיונאים יש אחריות מקצועית לקידום הנגישות לחומר ארכיוני. הם מפיצים מידע אודות החומר הארכיוני בדרכים שונות כגון אינטרנט ופרסומים ברשת, חומר מודפס, תכניות לציבור, אמצעי התקשורת המסחריים, ופעילות חינוכית.. הם מודעים לשינוי טכנולוגיות התקשורת, ומשתמשים באלו הזמינות והאפשריות כדי לקדם את המידע אודות החומר הארכיוני. ארכיונאים משתפים פעולה עם ארכיונים אחרים בהכנת טפסי הרשמה, מדריכים, פורטלים ארכיונאים, ואמצעים אחרים כדי לסייע למשתמשים לאתר חומר ארכיוני. הם יוזמים ומאפשרים נגישות לחלקים של החומר שבידיהם המעוררים ענין רב בקרב הציבור באמצעות פרסומים בדפוס, דיגיטיזציה, פרסומים באתר האינטרנט של המוסד או באמצעות שיתופי פעולה עם פרויקטים פרסומיים חיצוניים. הארכיונאים לוקחים בחשבון את צרכי המשתמשים בעת הקביעה באיזו דרך החומר הארכיוני יפורסם.

4. מוסדות המחזיקים חומר ארכיוני יבטיחו שהגבלות הנגישות מובנות ומוגבלות בזמן, מבוססות על חקיקה רלוונטית, יכירו בזכות לפרטיות ויכבדו את הזכויות של בעל החומר הפרטי.

הארכיונאים מאפשרים את הנגישות הרחבה ביותר האפשרית לחומר הארכיוני, אך יחד עם זה הם מכירים ומכבדים את הצורך במספר הגבלות. ההגבלות מוגדרות בחקיקה, במדיניות המוסדית – או של הארכיון עצמו או של המוסד האם, או נקבעות על ידי המפקיד. ארכיונאים יבטיחו שמדיניות הגישה והכללים למוסד שלהם יהיו מפורסמים כך שההגבלות והסיבות להן תהינה ברורות לציבור הרחב.

הארכיונאים פועלים להגבילן רק לאלו שהושתו על ידי החוק, או למקרים שבהם עשוי להיגרם נזק ספציפי לאינטרס פרטי או ציבורי לגיטימי העולה על התועלת של חשיפת החומר במועד שנקבע בתחילה. ההגבלות הינן לתקופה קצובה של זמן, או עד שמתרחש תנאי לקיום המגבלה כגון פטירתו של אדם.
ההגבלות הכלליות תחולנה על כלל החומר הארכיוני. בהתאם לאופי המוסד, תוך הגנה על מידע אישי ופרטי, בטיחות, מידע על עניין הנמצא תחת חקירה או משפט, סודות מסחריים, והביטחון הלאומי. היקף ומשך ההגבלות צריכים להיות ברורים.

הגבלות מיוחדות מוטלות אך ורק על גופים או על חומר ארכיוני נבחר, וחלות למשך זמן מוגבל. הצהרה ברורה אודות ההגבלה הספציפית כלולה בתיאור החומר הארכיוני הציבורי של החומר הנבחר.

הנגישות להפקדות של ארכיונים אישיים מוגבלת על פי התנאים שנקבעו בזמן ההעברה של החומר, כגון מתנה, צוואה, או חילופי מכתבים. ארכיונאים המנהלים משא ומתן ומסכימים להגבלות, שהן ברורות ונקבעות לפרק זמן מסוים, והמושתות על ידי התורם ומיושמות על פי עקרונות שוויוניים.

5. חומר ארכיוני יהיה זמין בתנאים שווים והוגנים.

ארכיונאים יאפשרו למשתמשים גישה הוגנת ומהירה לארכיונים ללא אפליה. קיים מגוון רחב של משתמשים בחומר הארכיוני, וכללי הנגישות עשויים להבחין בין סוגים של משתמשים (כגון הקהל הרחב, ילדים מאומצים המחפשים מידע על הוריהם הביולוגיים, חוקרי רפואה המחפשים מידע סטטיסטי הנמצא ברישומי בתי חולים, קורבנות של הפרות זכויות אדם). בכל מקרה, כללי הנגישות יחולו באופן שווה על כל בני האדם מאותה קטגוריה ללא אפליה. כאשר חסימת פריט תבחן בשנית וכתוצאה מכך תתאפשר גישה אליו לאדם אחד מתוך הציבור, הפריט יהפוך לזמין לכלל הציבור באותם תנאים והגבלות החדשים שנקבעו.

הבדיקה למתן ההיתר לנגישות תיעשה במהירות האפשרית, מיד לאחר קבלת הבקשה לעיון בחומר.

רשומות של גופים ציבוריים שנחשפו לציבור עוד לפני העברתם לארכיון, למעט אלו שנחשפו בדרכים לא חוקיות או ללא הרשאה, יישארו נגישות גם לאחר שהועברו לארכיון ללא קשר לתוכנם, לצורתם או לגילם. אם רק חלק מהמידע בפריט פורסם או היה זמין לציבור, הנגישות אליו תישאר פתוחה גם לאחר ההעברה. המידע שטרם פורסם יהיה כפוף למדיניות הנגישות השגרתית ולנהלים. הארכיונאים יעודדו פעולות חקיקה ורגולציה המעודדות פתיחת החומר ומבטלות ניסיונות לחסימה של מידע שנעשה ציבורי, באמצעות סיווג מחדש או במתן צו לביעור חומר.

גם מוסדות פרטיים המחזיקים חומר ארכיוני מאפשרים למשתמשים גישה שווה. אך הסכמים עם תורמים, צרכי אבטחה של המוסד, ואילוצים הקשורים לכך, עשויים לכפות על ארכיונאים להבחין בין סוגי חוקרים. הקריטריונים שישמשו לקביעת נגישות סלקטיבית במוסדות פרטיים צריכים להיות מוצגים במדיניות הנגישות שלהם, וארכיונאים יעודדו את המוסדות הללו להפחית את המקרים החריגים הללו ככל שניתן.

6. מוסדות המחזיקים חומר ארכיוני יוודאו שלקרבנות של עבירות חמורות שנקבעו ככאלו על פי החוק הבינלאומי תינתן גישה לחומר ארכיוני שיש בו את הראיות הדרושות להם כדי לתבוע את זכויות האדם שלהם ולתעד את הפגיעה בהם, גם אם החומר הארכיוני סגור לציבור הרחב.

קובץ "העקרונות להגנה ולקידום זכויות אדם באמצעות פעולה למאבק בענישה" שעודכן ב-2005 על ידי נציבות האו"ם לזכויות אדם, קובע כי לקרבנות של עבירות חמורות שנקבעו ככאלו על ידי החוק הבינלאומי יש זכות לדעת את האמת אודות הפעולות האלימות שקרו. המסמך מדגיש את התפקיד החיוני של הנגישות לחומר ארכיוני בלמידת האמת, בהכילו מידע לגבי פגיעות אלימות של אנשים בזכויות אדם, לגבי בקשות לפיצויים, והגנה מפני האשמות הקשורות בזכויות אדם. על פי העקרונות הללו, כל אדם זכאי לדעת אם השם שלו או שלה מופיע בארכיוני המדינה, ואם כן, הזכות לערער על תקפות המידע באמצעות העברת הצהרה לארכיון שתהיה זמינה כל אימת שהתיק שיכיל את השם שלו/ה יתבקש לשימוש מחקרי.

ארכיונים משיגים ומכילים את הראיות הדרושות להגנה על זכויות אדם ולמאבק בפגיעה בזכויות אדם במקרים שכבר שבוצעו עבירות חמורות על פי המשפט הבינלאומי. אנשים המבקשים גישה לחומר הארכיוני למטרות של זכויות האדם שלהם עצמם צריכים לקבל גישה לחומר הארכיוני הרלוונטי, גם אם חומר זה חסום לעיון הציבור. הזכות לגישה למטרות של זכויות אדם חלה על ארכיונים ציבוריים ובמידת האפשר גם על ארכיונים פרטיים.

7. למשתמשים תהיה הזכות לערער על דחיית בקשה לגישה לחומר.

לכל ארכיון יש מדיניות ונהלים ברורים להגשת ערעור על מניעת נגישות למידע. כאשר בקשה לפתיחת חומר ארכיוני נדחית, הסיבה לדחייה צריכה להיכתב באופן ברור ולהישלח במהירות האפשרית לפונה. צריך להודיע למשתמשים אשר בקשתם נדחתה כי יש להם זכות לערער על הדחייה, לידע אותם על התהליך להגשת הערעור, ועל מגבלות הזמן אם נקבעו.

לארכיונים ציבוריים עשויות להיות מספר רמות של ערעור. למשל רמה ראשונית של ביקורת פנימית ורמה שנייה של רשות חיצונית ובלתי תלויה שהוקמה על פי חוק. לארכיונים שאינם ציבוריים, תהליך הערעור יכול להיות פנימי, אך בהתאם לאותה גישה כללית.

על הארכיונאים המשתתפים בדחיית הבקשה הראשונית לספק לגוף הבודק מחדש את המידע הרלוונטי למקרה, אך לא לקחת חלק בתהליך קבלת ההחלטות הנוגע בדיון בבקשה.

8. מוסדות המחזיקים חומר ארכיוני יבטיחו כי אילוצים תפעוליים לא ימנעו גישה לארכיונים.

הזכות השווה לנגישות לחומר ארכיוני אינה רק הזכות לטיפול שווה אלא כוללת גם את הזכות השווה להפיק תועלת מהחומר הארכיוני.

ארכיונאים מבינים את הצרכים של החוקרים הקיימים והפוטנציאלים, ומשתמשים בהבנה זו כדי לפתח מדיניות ושירות למתן מענה לצרכים הללו וכדי למזער אילוצים תפעוליים המונעים נגישות. במיוחד עליהם לסייע למוגבלים או לאלו שאינם יודעים קרוא וכתוב, או למוחלשים, אשר ללא עזרתם היו נתקלים בקשיים משמעותיים בשימוש בחומר ארכיוני ובהגעה למידע.

ארכיונים ציבוריים לא יגבו דמי כניסה מאנשים המבקשים לחקור בארכיון. כאשר ארכיונים פרטיים יגבו דמי כניסה, עליהם לשקול את יכולתו של המבקש לשלם את האגרה, וכי החיוב לא ימנע מהפונה את השימוש בחומר הארכיוני.

המשתמשים, בין אם הם מבקרים בארכיון או גרים במרחק ממנו, יוכלו להפיק עותקים של חומר ארכיוני במגוון פורמטים בהתאם לאפשרויות הטכניות של הארכיון. מוסדות זכאים לקבוע תעריפים סבירים להעתקות בהתאם לדרישה.

באמצעות חשיפה חלקית של חומר ארכיוני ניתן לאפשר נגישות גם כאשר לא כל התיק או פריט בתוכו ניתן לחשיפה. אם מספר משפטים או דפים בתוך פריט ארכיוני מכילים מידע רגיש, הם יוסרו מהפריט, ושאר חלקיו יחשפו לציבור. בכל מקרה, אל לארכיונאים לסרב לערוך ולסדר חומר ארכיוני רגיש בגלל כמות העבודה הנדרשת לשם כך. אולם אם העריכה והסידור של הפריט המבוקש, לאחר חסימת חלק מהקטעים, עשויה להפוך אותו ללא ברור או מטעה, עדיף לא לערוך את החומר כלל ולהשאירו סגור.

9. לארכיונאים תהיה גישה לכל החומר הארכיוני הסגור כדי לבצע את עבודתם המקצועית.
לארכיונאים יש הרשאת גישה לכל החומר הארכיוני הסגור שבמשמורתם, כדי שיוכלו לנתח אותו, לשמר, לסדר ולתאר אותו, וכדי שעצם קיומו והסיבות להגבלת העיון יהיו ידועות. העבודה הארכיונית מסייעת בהגנה על החומר הארכיוני מפני ביעור או מפני שכחה במתכוון או בשוגג, ומסייעת להבטחת השלמות והאמינות של החומר הארכיוני. שימור ותיאור של ארכיונים הסגורים לעיון מקדמים את אמון הציבור בארכיון ובמקצוע הארכיונאות, שכן הם מאפשרים לארכיונאים לסייע לציבור לעקוב אחרי המצאות החומר החסום ואופיו, וללמוד מתי ואיך הוא ייהפך לזמין. אם החומר הארכיוני מוגבל בסיווג בטחוני לאומי או בהגבלות אחרות הדורשות הרשאה מיוחדת, על הארכיונאי לציית לנוהלי ההרשאה כדי לקבל אפשרות גישה.

10. ארכיונאים ישתתפו בתהליך קבלת ההחלטות בנוגע לנגישות.

הארכיונאים מסייעים למוסדות שלהם לקבוע מדיניות גישה ונהלים, וסוקרים חומר ארכיוני כדי לקבוע חשיפה של חומר בהתייחס לחוקי נגישות ולנהלים קיימים ולשיטות עבודה מומלצות. ארכיונאים יעבדו עם עורכי דין ושותפים אחרים כדי להחליט על המסגרת הבסיסית ועל הפרשנות של ההגבלות, אשר על הארכיונאים ליישם. הארכיונאים מכירים את החומר הארכיוני, הגבלות הגישה, הצרכים והדרישות של בעלי העניין, ומהו המידע שכבר קיים ברשות הציבור בנושא בו עוסק הארכיון. הארכיונאים מטמיעים את המידע הזה בעת קבלת ההחלטות. ארכיונאים עוזרים לארכיון לקבל החלטות מושכלות וסבירות.
ארכיונאים מפקחים על ההגבלות, בוחנים את החומר הארכיוני, ומסירים הגבלות שאינן ישימות עוד.

כל המונחים נלקחו מ –
the International Council on Archives Handbooks Series, Volume 7, Dictionary of Archival Terminology, 2nd Edition, Munich: K.G. Saur, 1988, unless otherwise indicated.