כנס ICA - במקסיקו סיטי, 2017

בסוף חודש נובמבר 2017 השתתפתי בכנס השנתי של האיגוד הבינלאומי לארכיונאים (ICA) בעיר מקסיקו סיטי. לפני תחילת הכנס התקיימו ישיבות של ועדות היגוי – השתתפתי בשתיים מהן כחברה: ועדת ההיגוי של האיגודים המקצועיים ובוועדת ההיגוי של הארכיונאים ברשויות המקומיות.

יום לפני תחילת הכנס השתתפתי בסדנה של יום שלם בנושא מבני הארכיון. בסדנה דובר על תקן אירופאי למבני ארכיון שעומד לצאת ועל זה שהיה לפניו – של הארכיונאים האנגלים. המסר של הסדנה היה, שצריך לשאוף לתנאים הטובים ביותר, אך יחד עם זה, ניתן לנקוט במגוון אמצעים דלי תקציב ולהשיג אפקט כמעט טוב. לדוגמה דובר על כך שמי שאין לו משאבים להפעלת מערכת מיזוג אוויר, יכול להפעיל אותה רק חלק מהיום תוך הבנה שהמבנה לא משנה כל כך מהר את הטמפרטורה שלו גם אם מערכת מיזוג האוויר סגורה (גרם למשתתפים להרים גבה אבל להבין את הכוונה...). בסדנה גם דובר על כך שהמערכות הטכנולוגיות מתקלקלות במשך הזמן וצריך לתת גם על כך את הדעת ולהיות ערוכים לכך.

התקיימו מספר תרגולים בקבוצות, וכך פגשתי עמיתים ממקסיקו, גמביה, ולא תאמינו – גם מאירן ומקטר, שלא הייתה להם כל בעיה ללחוץ ידיים עם ישראלית...

לאחר הסדנה התקיים סיור במבנה החדש של הארכיון הלאומי. הארכיון הלאומי ממוקם במבנה ששימש עד לאחרונה כבית כלא. לאחר שנמצאו בין החומרים חתולים ועכברים, וגם זוהו גניבות וחבלות בחומר, הוחלט להשקיע סכומי עתק ולבנות מבנה חדיש וחדש לאחסון החומר הארכיוני. מדהים !!!! – המבנה נבנה תוך תשומת לב לאמצעי אבטחה כבירים, תנאים אקלימיים בבקרה מלאה, הגנה מפני רעידות אדמה, מעבדה עם המכשור המתקדם ביותר, ועוד ועוד, פשוט לקנא. 24,000 מ"ר בעלות של 34 מיליון דולר. מישהו שומע על משהו דומה אצלנו?
שאלתי אותם מהו הרגע בו התקבלה ההחלטה להשקיע בארכיון, ונאמר לי שבגלל התובנה שהארכיון שומר על זכויות האזרחים, והפעילות הרבה של האזרחים לשמירה על זכויותיהם המקבלת ביטוי בחוק, שילובם של שני אלו גרמה לתובנה של מקבלי ההחלטות שהלכו על כך בכל הכוח והשקיעו תקציבים רבים מאוד בפרויקט. שאלתי אם הבנייה של הארכיון בהתאם לסטנדרטים השפיעה גם על הארכיונים הקטנים יותר, והתשובה שהתקבלה – בוודאי. כל ראש רשות שרואה איך בנוי הארכיון הלאומי מבין איך צריך להיראות הארכיון שלו.

הכנס נמשך שלושה ימים, גדוש הרצאות, וצריך היה לבחור מתוך רשימה ארוכה רק את מה שהכי חשוב, חדשני, מועיל וכו'.
הכנס נפתח בדברי פרנק לה-רו, אונסק"ו – פרויקט זיכרון עולם, להגדרת נכסים עולמיים, שיתרום להגדרת זהות של קהילות, הכרה, ולא תאמינו – הוא גם דיבר על תרומת אונסק"ו לשלום עולמי, ובמיוחד על תפקידם של הארכיונאים לתרומתם לאמת של העבר.
פרופ' לוצ'יאנה דורנטי דיברה על מהימנות, אותנטיות, חתימה אלקטרונית, אמון ברשומות, קבלת החלטות שצריכה להיעשות לא מתוך רגש, על הצורך להגדיר ולהבין איזו אמת אנחנו שומרים, ועל יצירת ISO /תקן חדש.
מיגואל לאון פורטילה, בן 92, העביר את המסר שמה שנכתב > נשמר, אך מילים שנאמרו פשוט עפות ברוח, ולכן אין להן לא הד ולא עדות.
נציג גוגל דיבר על המשימה החשובה לשמור את מה שעובר ברשת. הזכיר ספר שכתבה בשנים האחרונות סופרת על רקע המאה ה-19, ושהיא יכלה לתאר במדויק את מה שאירע אז מכיוון שהיה בידיה צרור מכתבים שבהם היה תיאור מאוד מפורט. סופרת במאה העשרים ושתיים שתרצה לכתוב על המאה העשרים ואחת – כבר לא יהיו בידיה המידע שיוכל לתרום לה מכיוון שלא שומרים אותו. הכל חולף, ולכן צריך להתמקד בשמירה: למשל, האם יש בידינו קוד של תוכנה? של מכשיר? מה קורה אם בנק מתמוטט, האם יש בידינו את המערכת? זה אחד התחומים שבהם גוגל מעוניין להתמקד ורואה בכך חשיבות רבה, אך מאיר את תשומת לבנו לכך.

במושב הבא דובר על הזכות לנגישות – מדינה בלי מורשת הינה כמו עץ בלי שורשים. זו הזכות לביעור מבוקר, וגם החובה החוקית על מוסדות ציבוריים לייצר מסמכים duty to document . זה צריך וחייב להיות כתוב בחוק. דובר על כך שהיום חלק גדול מההתכתבות הארגונית מתקיימת בהודעות טקסט, ולכן צריך לשמור עליהן, אך מבחינת הפרקטיקה ישנם ארגונים שמשאירים הודעות טקסט רק למשך שלושים יום ואחר כך מנקים אותן מהמערכת, ובכך בעצם מאצילים את הסמכות לשמירה על מקבל ההודעות מבלי לספק לו את הטכנולוגיה לכך.

ג'ואן סולייר מקטלוניה העלה את הסוגיה למען מי אנחנו עובדים: "האם למען הארגון שלנו או למען האזרחים / התושבים". בקטלוניה הם שיפרו מאוד את החוק והמחויבות לשקיפות, ופעלו ואף הצליחו להעביר את האחריות על הארכיונים ממשרד התרבות למשרד הפנים. פעלו רבות בנושא חוק חופש המידע והחובה לנגישות. הוא גם סיפר שבעת הבחירות שלפני האחרונות, הארכיונאים ביקשו מהציבור לשלוח אליהם תצלומים של אנשים ברחוב, תהליך הבחירות, שוטרים בפעולה, וכל מה שקשור לתהליך, וכך עוררו מודעות לחשיבות של הארכיונים לא רק כלפי העבר אלא גם להווה והעתיד.

מושב נוסף התקיים בנושא זכויות יוצרים – האם חוק זכויות יוצרים עוזר או מפריע: החוק מאזן בין היוצרים להמשתמשים. הוכנה רשימה של נושאים שאם נבדוק אותם נוכל למפות את המצב בתחום זה בכל מדינה ומדינה. הוועדה הבינלאומית העוסקת בתחום זה של החוק זכויות יוצרים פועלת בשיתוף פעולה עם IFLA – האיגוד הבינלאומי לספריות. נושא זכויות יוצרים הינו נושא "חם" ביותר בכל המדינות, וכולם נזעקים כדי לשנות אותו ולהחריג את הארכיונים מכלל החוק. כולם מסכימים שעד עתה החוק היה כלכלי וזה הזמן להפוך אותו לחברתי.

באחת ההרצאות נחשפתי לסוגיה שהועלתה דווקא על ידי החברות לשירותי גניאלוגיה. אשר טוענים שבעת האחרונה עולה בעיה של מסחור המורשת. למשל, מתנדב שעבד באחד הארכיונים בתיאור של חומר או בכתיבת טקסטים, ונפטר, היורש שלו דרש כספים בגין זכויות יוצרים של סבא שלו. זהו תחום שאנחנו כלל לא חושבים עליו, אבל צריך להיות מוכנים ולהוסיף התייחסות במסמך עליו המתנדב חותם כשמתקבל לתפקידו החדש.

הרצאה נוספת נישאה בנושא - העתיד של הארכיונים בעולם חכם. אנחנו קוצרי מידע – הרשומות לעתיד. אנחנו במרתון להשיג את הרשומות לפני שהן תיעלמנה. אנו צריכים לבדוק היטב אם אנחנו אכן משתמשים במערכות לניהול רשומות הנמצאות בידינו בצורה הנכונה. מבחינת ביעור, ניהול החטיבות, איתור רשומות ועוד.  נאמר שהבעיה היא לא דווקא המערכת עצמה, אלא איך לשכנע את העובדים לעבוד איתה. דיברו למשל על "פרס אוסקר" לעובד שהמערכת מגלה שהוא זה שמכניס למערכת הכי הרבה רשומות, על הערכה של העובדים המשתמשים בצורה הטובה ביותר במערכת, למצוא משמעות וסיבה מדוע כדאי להשתמש במערכת ועוד.

מרצה מדנמרק הציג פרויקט להעסקת מתנדבים והיתרונות בהעסקה מסוג זה. יחד עם זה צריך לעקוב אחרי איכות העבודה ואם ישנה ירידה לשנות את המטלות. עצה נוספת שניתנה בנושא העסקת המתנדבים היא רישום הנוכחות שלהם, גם כדי להעריך את המתנדב שמגיע הכי הרבה פעמים לארכיון, אך לא פחות בגלל ענייני ביטוח במקרה שצריך.

פרופ' חוזה מריה ממקסיקו, סופר והיסטוריון אך לא פחות – ארכיונאי במקסיקו, דיבר על אסונות בארכיונים אם בגלל רעידות אדמה, אם בגלל תנאי אחזקה לא נאותים, אם בגלל ניסיון לסחור בחומר ארכיוני, והדגיש את הצורך להיות עם אצבע על הדופק על הנעשה בכל הארכיונים ובפרט אלו שאינם נמצאים תחת מרותו של ארכיון המדינה.

לסיום הכנס, שתי החברות הגניאלוגיות העבירו את המסרים הבאים:
• לכולנו זכות להיזכר ולקחת חלק בסיפור העולמי
• אף חברה – אסור שתשכח את חבריה
בנוסף, בדברי הסיכום שלו, דייויד פריקר, מנהל הארכיון הלאומי והיו"ר האיגוד הבינלאומי ICA, העלא את זיכרון הנפטרים בשנה שעברה, וכך דובר גם על קריסטינה ביאנקי משווייץ שנפטרה השנה ושהעניקה לנו את החוברת לניהול רשומות. בנוסף, עלו לבמה מי שמארגנים את הכנס השנתי הבא (2018) – בקמרון שבאפריקה, ואת הקונגרס הבא (2020)– בדובאי. שביניהם (2019) יתקיים באדינבורו.

מארגני הכנס הזמינו צעירים במקצוע להשתתף כפעילים בניהול ובארגון הכנס, ואף הצמידו לכל אחד מהם חונך, כך שבסיום הכנס "נולדו" ארכיונאים חדשים מחויבים למקצוע. הם מגויסים לעבודה ולפעילות עד לכנס השנתי הבא, בעיקר בנושאים של העלאת המודעות לארכיונים בקרב הציבור הרחב באמצעות הרשתות החברתיות ועוד.

לסיכום,
לצערי לא יכולתי להשתתף בכל ההרצאות, וגם הדו"ח המצורף הינו קצר וחוטא להרצאות נוספות שניתנו.
מבחינה קולגיאלית, פגשתי אנשים מכל קצוות תבל, ממרכז אמריקה (דיברתי שעה בנסיעת אוטובוס עם רחליתה – יהודיה מקוסטה-ריקה, בספרדית ממש ממש קלוקלת), חברים מגמביה (גרמו לי ללמוד יותר על המדינה הקטנה שלהם), הארצות הסקנדינביות, האירופאיות, האיראנים שפגשתי מספר לא מועט של פעמים, הארכיונאי המייעץ לקטר ועוד ועוד. חברים ותיקים וטובים, כולם ככולנו דבקים בארכיונאות במסירות ובתשוקה.
מקווה שבכנס הבא ישתתפו עוד נציגים מישראל, אנחנו אהודים, יש הרבה מה ללמוד והרבה אנשים להכיר. כיף ענקי!
הכינו את המזוודות, יש עוד שנה....

בתום הכנס השנתי במקסיקו, נובמבר 2017, המשתתפים אישרו מחדש את המחויבות המתמשכת לפעולות כפי שהוגדרו בכנס בסיאול 2016. הנושא של הכנס "ארכיונים, אזרחות, ושילוב בין תרבויות" (interculturalism) נדון בהרחבה תוך התייחסות לאחריות של הממשלות, המגזר העסקי והחברה האזרחית. יותר ויותר אנו רואים שלניהול של ארכיונים כזיכרון, עדות ותיעוד יש השפעה מכרעת על זכויות אדם, נגישות למידע, השמירה על צנעת הפרט, וענפי היצירה.

הצהרה משותפת במקסיקו סיטי, נובמבר 2017

כתבה: מיכל הנקין