אספה כללית 3.9.2007

            יו"ר האגוד, זהר אלופי , פותחת את האספה הכללית.  מבקשת מהנאספים לקום על רגליהם לדקת דומיה לזכרם של חברינו

     שולחת ברכה למזכירת האיגוד,אילנה אלון, לרגל נישואי בנה המתקיימים היום.

ז. אלופי: פעולות האיגוד.

האיגוד פעל במשך השנה בהתאם למצב הכספי שלו, שאינו שפיר ביותר. כמו כן חסרים פעילים בהתנדבות שיסייעו בפעילות. לכן עד עתה היה רק יום עיון אחד, "יום הרליץ", ויום אחד בכנס INFO 2007, שאורגן ע"י ד"ר סילויה שנקולבסקי-קרול. יום עיון זה היה מוצלח מאד, ובעקבותיו נבקש מד"ר שנקולבסקי-קרול לארגן גם את יום העיון שיהיה במסגרת כנס INFO 2008.

מסיבות אלו גם לא התפרסמו הפירסומים עיונים וארכיון.

בקרוב עומד לעלות לאויר אתר חדש לאיגוד. אתר נח יותר לשימוש. לחלק מהמידע שיהיה באתר, כמו למשל חלק מהפרסומים, ניתן יהיה להיכנס עם סיסמא. הסיסמא תינתן לחברי האיגוד בלבד.

בפורטל "תפוז" ישנה קומונה לחברי האיגוד בהנהלת בני הספל. החברים מוזמנים להשתמש בקומונה זו.

מסיבות כלכליות וחיסכון, הקשר עם החברים יהיה בעתיד דרך הדוא"ל. למי שיש בעיה בעניין זה מתבקש להודיע למזכירת האיגוד, על מנת שנוכל למצוא לו/לה פתרון מניח את הדעת.

ממשיכים בפעילות בICA-. השתתפנו בכנס EURBICA (ענף אירופה של ה-(ICA שהתקיים במאי 2006 בורשה. כמו כן השתתפנו באספה הכללית של ה-ICA ובכנס CITRA (ועידת שולחן עגול של ה-(ICA, שהתקיימו בקורסאו. משתדלים להשיג אישור כניסה לקונגרס ה-ICA שיהיה ביולי 2008 במלזיה.

במשך השנה הוקמה ועדה למיחשוב. בין השאר הועדה מארגנת את יום העיון ביום השלישי של הכנס.

הועדה לציוד, למבנים, לשימור ולשיקום חומר ארכיוני מכינה יום עיון בנושא אסונות בארכיונים ומניעתם.

2. עניני כספים ותקציב 

 ז. אלופי: מאחר ויו"ר ועדת הכספים, דורון ברגמן, התפטר השנה, בחרה המועצה את אורי בראל, מברקאי, לתפקיד יו"ר ועדת הכספים. מבקשת ממנו למסור דו"ח כספי.

 א. בראל:  יו"ר ועדת הכספים אחראי על כל הנושאים הכספיים. יש עיכובים בקבלת הכספים ממינהל התרבות, עקב הצורך לנהל את הכל דרך תוכנת "מרכב"ה" , מערכת ממשלתית לניהול כספים. רק דרך מערכת זו ניתן לבקש ולקבל תמיכות.

הועדה וההנהלה דאגו לתקציב, התקציב כולל מענקים, תרומות ודמי חבר, וכן בקשות להקצבה ממינהל התרבות. סכום התקציב שהוגש 190,000. רק היום אושר התקציב ממינהל התרבות וגם הוא בהתניות שונות.

בעיות נוספות מלבד תוכנת "מרכב"ה": קבלת אישור מינהל תקין מרשם העמותות, נעשה מאוחר ולוקח זמן רב.

יש גם בעיות עם רואה החשבון.

 מודה מאד לאביבה סופר הגזברית על שיתוף הפעולה.

כבר היום מתחיל להכין את תקציב 2008. מציין כי מהגופים השונים מקבלים כ-30000 ₪. בכדי להגדיל את התמיכות יש להראות פעילות רבה יותר.

 קולות מהקהל: מבקשים לבדוק את נושא הכתובות היות וחברים ששילמו דמי חבר לא מקבלים דברי דואר.

 
 ז. אלופי:  מודיעה כי כל החברים שמשנים את כתובתם מתבקשים להודיע על כך למזכירת האיגוד. בנוסף לכך בקרוב ישלחו לחברים בקשות לתשלום דמי חבר ל-2008, ובהם גם תהיה בקשה להודיע על שינויי כתובת וכיוב'.

3.  שינויים בתקנון האיגוד

הדיון התקיים לפי סדר הסעיפים בתקנון. דנו רק באותם סעיפים שהוצע לשנותם על ידי המועצה וההנהלה.

א)  שינוי שם האיגוד במקום "איגוד הארכיונאים בישראל", הוצע "האיגוד הישראלי לארכיונאות ולמידע".  לאחר שהוסבר לחברים מדוע מבקשים לשנות את השם, נערכה הצבעה והשינוי   התקבל – ברוב של 148 בעד, 2 נגד.

ה) חברות באיגוד

מוצע לבטל את מעמד העמית ולשנות את אמות המידה לקבלת חברים לחברות באיגוד. מוצע שכל מי שעובד בארכיון או יש לו עניין בארכיונאות יוכל להיות חבר באיגוד.

נ. איזין (ארכיון החינוך): מציינת שעל ידי קבלת השינוי ירד הנושא של איגוד מקצועי.

ר. אשכנזי (הגושרים): יורד הנושא של רמת ההשכלה.

ג. וייסבלאי (גנזך המדינה): השינוי ימשוך כלפי מטה במקום להעלות את הרמה. מציע לנסות לגייס אנשי אקדמיה.

 א. בודובסקי (גנזך המדינה): מבקשת לפתוח את השורות ולהגדיל את מספר החברים. יהיו כאלו שיחליטו ללמוד אם יראו את המקצוע מבפנים.

ז. אלופי:  אנשים שמצטרפים רוצים להיות שווים, לכן צריך לאחד בזכויות עמיתים וחברים.

א. גפן (שבי ציון): להרחיב גם לגבי הקיבוצניקים שחלקם לא למדו אבל עובדים בשטח.

א. ברלצקי (מרכז בגין): מציעה לא להגביל בהשכלה כיוון שיש גם וותק וניסיון.

ב. הספל (אוניברסיטת תל-אביב): לא להגביל בהשכלה כיוון שעצם ההימצאות בין חברים מעודד ללמוד. האוירה גם היא מקשרת בין החברים.

א. בודובסקי:  בתשובה לג. וייסבלאי, רוב אנשי המקצוע הרציניים לא חברים, אז איך נמשוך אחרים.

להלן הנוסח שהתקבל

  ה) חברות באיגוד

     באיגוד יש חברים ועמיתים

1) חברי האיגוד הם:

    א) כל מי שעובד בארכיון או במגנזה או בתיקיון, או מלמד ארכיונאות; התקבל - פה אחד

    ב) כל אדם שתומך במטרות ובפעולות של האיגוד; התקבל -  143 בעד, 7 נגד

    ג) גמלאי/ת  שעבד/ה בארכיון או במגנזה או בתיקיון,  או מלמד/ת ארכיונאות; התקבל -  פה אחד

    ד) מדי שנה תקבע הנהלת האיגוד את גובה התשלום  שייגבה מהעמיתים;    פה אחד

סעיף 1 בכללותו - התקבל פה אחד

2) עמיתים הם:

    מוסדות וארגונים שיש להם עניין בארכיונאות ואשר תומכים במטרות האיגוד ובפעולותיו. התקבל - פה אחד

   א) עמיתי האיגוד יקבלו את פרסומיו ויוזמנו להשתתף בפעילויות האיגוד;  התקבל - פה אחד

   ב) מדי שנה תקבע הנהלת האיגוד את גובה התשלום  שייגבה מהעמיתים;   התקבל -  פה אחד

   ג) עמיתי האיגוד לא יוכלו לבחור ולהבחר למוסדות  האיגוד.   התקבל  - פה אחד

סעיף 2 בכללותו התקבל פה אחד

 3) חברי כבוד – מקודם סעיף 2 התקבל – פה אחד

  4)  החברות באיגוד נפסקת אם התמלא אחד משלושת התנאים להלן: 

   סעיף זה יבוא במקום סעיף 3

 ג) החלטת הנהלת האיגוד, בעקבות המלצת ועדת החברות ולאחר שניתנה לחבר/ה אפשרות להשמיע

    את טענותיו/ה בפניה; התקבל - פה אחד

 
ו) מוסדות האיגוד

1) האספה הכללית

   ב) האספה הכללית מתכנסת לפחות פעם בשנה -

           (1) ההנהלה ו/או יו"ר האיגוד רשאים לכנסה בכל עת; התקבל - פה אחד

           (2) 25% מהחברים רשאים לבקש כינוס האספה הכללית בכל עת; התקבל – פה אחד

        ה) האספה הכללית בוחרת בבחירות אישיות וחשאיות את יו"ר האיגוד, את מבקר/ת האיגוד ואת הנהלת האיגוד – התקבל פה אחד

        ז)  בהתאם לחוק העמותות אין חובה למנין חוקי, יש בעיות עם הנושא לכן מבקשים להוריד מ-10% וכל מספר יהיה חוקי.  התקבל – 148 בעד, 2 נגד

       ח) האספה יכולה להביע דעתה או להצביע גם באמצעות הדאר, הפקס והדוא"ל. במקרה זה ההשתתפות באספה תהיה 100% החברים. התקבל פה אחד

       ט) חברים שלא יצביעו בפועל יחשבו כמצביעים בעד .התקבל – 144 בעד 6 נגד.

2) מועצת האיגוד

לאור הסברי היו"ר הל ההשתתפות והעניין הדל שמגלים חברי המועצה בקיומה, ולנוכח העובדה שעל פי חוק העמותות עמותה אינה חייבת במועצה התקבלה פה אחד ההצעה לבטל את המועצה. לא היו הצעות נגדיות.

2) ההנהלה: - מקודם 3, מלבד כמה סעיפים שנוסחם שונה, השתנה גם סדר הסעיפים.

    א) ההנהלה נבחרת על ידי האספה הכללית בבחירות אישיות וחשאיות; התקבל - פה אחד

    ב) היה ויכוח בנושא הבחירות להנהלה. הועלתה השאלה מה יקרה אם יו"ר ועדת הכספים או יו"ר ועדת החברות לא ת/יבחר להנהלה מכח עצמו/ה ואז יצטרכו להוסיף חבר להנהלה. לכן הוצע שמספר חברי ההנהלה יהיה בין 12 ל-16.

הרכב ההנהלה יהיה כדלהלן:

           יו"ר האיגוד מתוקף תפקידו; 12 חברים שיבחרו על ידי האספה הכללית בבחירות חשאיות ואישיות; יו"ר ועדת החברות מתוקף תפקידו; יו"ר ועדת הכספים מתוקף תפקידו; סגן יו"ר האיגוד למינהל מתוקף תפקידו; ההנהלה תמנה בין 12 ל16 חברים בכדי שלא תהיה בעיה להוסיף מישהו מיושבי הראש גם אם לא נבחר ישירות להנהלה. התקבל -  פה אחד

     ג) ההנהלה בוחרת סגנים ליו"ר האיגוד מקרב חבריה;

     ד) מקודם סעיף ג) התקבל – פה אחד

     ה) יו"ר האיגוד הוא יו"ר ההנהלה. בהעדרו ימלא סגן היו"ר למינהל את מקומו; התקבל – 149 בעד,

        1 נגד

    ו) ההנהלה מחליטה על הקמת ועדות קבועות ועל הרכבן; התקבל – פה אחד

    ז) מקודם סעיף ו) התקבל – פה אחד

    ח) מקודם סעיף ז) התקבל – פה אחד

    ט) ההנהלה בוחרת את נציגי האיגוד למוסדות אחרים; התקבל – פה אחד

  י) ההנהלה בשיתוף ועדת הכספים מכינה את תקציב האיגוד, ומביאה אותו לאישור האספה הכללית; התקבל – פה אחד

 יא) ההנהלה תגיש לאספה הכללית ולרשם העמותות  דו"ח שנתי; התקבל -  פה אחד

 יב) מקודם סעיף יא) התקבל – פה אחד

 יג) חבר/ת הנהלה שי/תעדר מישיבותיה שלוש פעמים רצופות ללא סיבה מוצדקת, יציע היו"ר לאספה הכללית להפסיק את חברותו/ה בהנהלה  התקבל - פה אחד

 יד) התפנה מקום בהנהלה, יכנס להנהלה הבא בתור ברשימת הנבחרים בבחירות הכלליות. התקבל – פה אחד

הסעיף בכללותו התקבל פה אחד.

3) ועדות האיגוד

הוצע – בכל מקום שכתוב מועצה יכתב הנהלה. התקבל - פה אחד

3) וועדות האיגוד: - מקודם 4)

       באיגוד ישנן ועדות קבועות וועדות אד-הוק. כל ועדה תמנה לא פחות משלושה (3) חברים ולא יותר מעשרה (10) חברים, למעט מערכות הבטאונים.

       כל ועדה תקיים לפחות שלוש (3) ישיבות בשנה. לישיבות יוזמנו חברי ההנהלה. התקבל -  פה אחד

ב) הרכב הוועדות הקבועות נקבע על-ידי ההנהלה התקבל – פה אחד

ח) יו"ר הועדה ישלח את הפרוטוקולים מישיבותיה ליו"ר האיגוד, לחברי ההנהלה, למזכיר/ת האיגוד  ולמבקר/ת האיגוד; התקבל - ?פה אחד

ט) כל הוועדות תמסורנה דו"ח שנתי להנהלה עם העתק למבקר/ת האיגוד; התקבל - פה אחד
 

 4) יושב ראש האיגוד - מקודם  5 
 

   ב) יו"ר האיגוד נבחר/ת על-ידי האספה הכללית בבחירות אישיות וחשאיות לתקופה של ארבע שנים. היו"ר י/תוכל לכהן שתי תקופות   רצופות בלבד. אך לאחר חלוף תקופה אחת י/תוכל לשוב ולהיבחר; התקבל – פה אחד

   ג) היו"ר אחראי/ת לפעילות האיגוד ומתאם את פעילות  ועדותיו, למעט הועדות שבאחריות סגן היו"ר למינהל; התקבל – פה אחד

  ד) יו"ר האיגוד חבר בהנהלה, בתוקף תפקידו/ה; התקבל – פה אחד

  ה) היו"ר אחראי/ת לביצוע הלטות האספה הכללית וההנהלה; התקבל – פה אחד

ט) היו"ר י/תדווח לאספה הכללית על פעולותיו/ה. בין אספה לאספה י/תדווח היו"ר להנהלה; התקבל – פה אחד

יא) התפנה תפקיד היו"ר במהלך תקופת כהונה, תבחר האספה הכללית, בבחירות חשאיות ואישיות, יו"ר בכפוף לסעיף 5(א) דלעיל,  שי/תכהן עד למועד הבחירות הכלליות של מוסדות האיגוד; התקבל – פה אחד

      הצעה נוספת שההנהלה תמנה את אחד הסגנים שי/תכהן כיו"ר עד מועד הבחירות הבאות לא התקבלה.

יד) היו"ר ממנה את סגן היו"ר למינהל; את עורך "ארכיון" ואת מערכות "מידע" ו"עיונים בארכיונאות" ומביאם לאישור ההנהלה. נחשבות כ"משרות" אמון,  התקבל - פה אחד

5) סגני יו"ר האיגוד. מאגד את סעיפים 7 ו-9 הקודמים, היות ובוטל סגן היו"ר לפרוייקטים.

השינויים האחרים בעיקר שינויי נוסח, הנהלה במקום מועצה.

5) סגני יו"ר האיגוד – מקודם סעיפים 7 - 9

    א) סגן/ית יו"ר האיגוד למינהל;

        (1) סגן/ית יו"ר האיגוד למינהל מתמנה/ית  על-ידי היו"ר מבין חברי ההנהלה ובאישורה; התקבל – פה אחד

        (4)  סגן/ית יו"ר האיגוד למינהל מדווח/ת ליו"ר האיגוד ולהנהלה; התקבל – פה אחד

        (5) התפנה תפקיד סגן יו"ר האיגוד למינהל במהלך תקופת כהונה, י/תמנה היו"ר חבר/ה אחר/ת במקומו/ה, באישור ההנהלה; התקבל  – פה אחד

       (7) סגן/ית יו"ר האיגוד למינהל י/תמלא את מקום יו"ר האיגוד בהעדרו/ה. התקבל – פה אחד

       הסעיף בכללותו התקבל - פה אחד

   ב) סגן יו"ר האיגוד לפרסומים 

       (1) סגן/ית יו"ר האיגוד לפרסומים נבחר/ת  על-ידי ההנהלה מבין חבריה; התקבל – פה אחד

       (2) סגן/ית יו"ר האיגוד לפרסומים מנחה ומתאמ/ת את פעילותן של מערכות הביטאונים: "ארכיון",  "מידע" ו"עיונים בארכיונאות";  התקבל – פה אחד     

      (3) סגן/ית יו"ר האיגוד לפרסומים אחראי/ת להוצאה לאור ולהפצה של כל הפרסומים שיתפרסמו  על ידי האיגוד; התקבל – פה אחד

      (4) סגן/ית יו"ר האיגוד לפרסומים אחראי/ת לאתר  האינטרנט של האיגוד; התקבל – פה אחד

      (5)  סגן/ית יו"ר האיגוד לפרסומים מדווח/ת ליו"ר האיגוד ולהנהלה; התקבל – פה אחד

      (6) התפנה תפקיד סגן יו"ר האיגוד לפרסומים במהלך תקופת כהונה, תבחר ההנהלה חבר אחר במקומו/ה; התקבל – פה אחד

       הסעיף בכללותו התקבל - פה אחד

ג) סגן יו"ר האיגוד לפרוייקטים

    יבוטל

   במקומו יבוא סעיף ג) דלהלן

   ג) בעת הצורך ולפי בקשת יו"ר האיגוד תבחר ההנהלה  סגנ/ים נוספ/ים; התקבל - פה אחד

6) מבקר האיגוד