נוהל השתתפות בעלויות נסיעה לחוץ לארץ

נוהל השתתפות בעלויות נסיעה לחו"ל בגין מילוי בתפקידים ייצוגיים מטעם האיגוד והשתתפות בכנסים מקצועיים
(שימו לב ! הטופס המלא מצורף לדף זה - נא להדפיס לשם מילוי הפרטים)

1) רקע:
תקנון האיגוד הישראלי לארכיונאות ולמידע קובע שתי מטרות בתחום קשרים בינלאומיים:
א. קיום קשרים מקצועיים עם ארגונים, איגודים ומוסדות בארץ ובעולם.
ב. חברות מועצת הארכיונים הבינלאומית – International Council on Archives (ICA).
בתחום התוכן התקנון קובע כאחת ממטרותיו את מחויבות האיגוד לקידום ההכשרה המקצועית והמחקר הארכיוני ולניהול הרשומות והמידע.
בהתאם לכך האיגוד מעוניין לפעול להרחבת ההשתתפות של חבריו בפעילויות מקצועיות בינלאומית במגוון דרכים:
1א. כחברים פעילים בוועדות וחטיבות הפועלות באיגוד הבינלאומי לארכיונים ה–ICA;
1ב. כמרצים או כמציגי פוסטרים (שעברו ועדת קבלה) בכנסים מקצועיים;
1ג. כמשתתפים פעילים בקורסים מקצועיים בתחומים שהאיגוד
מעוניין לקדם, במטרה להנחיל את הידע שנרכש לחברי האיגוד;
1ד. כמשתתפים מן המניין.
השתתפות האיגוד בעלויות בגין פעילות בחו"ל מותנית במתן דיווח כגון הרצאה, דו"ח, נייר עבודה, הרצאה או קיום סדנה או קורס בנושא של מקבל/ת התמיכה.

2) מטרות הנוהל:
2.1. לקבוע את גובה סכומי ההשתתפות של האיגוד לייצוגו בפעילות בינלאומית;
2.2. להגדיר סמכויות ואחריות להקצאת המימון, כולל מתן האישור;
2.3. לפרט את הליך הגשת הבקשה להשתתפות בהוצאות.

3) אמות מידה להשתתפות האיגוד בהוצאות עבור פעילות בינלאומית (פונים המתאימים בהגדרתם לסעיפים 1ב ו-1ג):
3.1. האירוע הוא אירוע מקצועי שמאורגן על ידי איגודי ארכיונים במדינות אחרות או על ידי ה-ICA ושלוחותיו; או שהנהלת האיגוד קבעה שנושא האירוע משמעותי לעולם הארכיונאות בישראל.
3.2. המבקש/ת מתחייב/ת להעביר את הידע שרכש/ה בפעילות: בדו"ח, נייר עבודה, הרצאה או קיום סדנה או קורס בנושא.
3.3. על המבקש/ת להכיר את תחום הידע המבוקש ולדעת את השפה האנגלית או את השפה המדוברת בפעילות המקצועית ברמה שתאפשר לו/ לה הבנת המידע ויישומו.
3.4. המרצה בכנס המבקש/ת תמיכה יבקש/ תבקש ממארגני הכנס לציין ליד שמו/ שמה שהוא/ היא מרצה בשם האיגוד הישראלי לארכיונאות ולמידע.
3.5. רשאים להגיש בקשה כל חבר/ת איגוד אשר שילם/ה דמי חבר ברציפות בחמש השנים האחרונות לפני הגשת הבקשה. לוועדה תישמר הזכות לדון בבקשות שאינן עומדות בקריטריונים אלו.

4) רמת ההשתתפות על ידי האיגוד:
4.1. ראו סעיף 1א: נציג האיגוד מקבל את מלא ההשתתפות בגין היותו נציג האיגוד (ראו סעיף 6.3).
4.2. ראו סעיף 1ב: מרצים או מציגי פוסטרים בכנסים יקבלו חצי ממחיר כרטיס וחצי מדמי הרשמה.
4.3. ראו סעיף 1ג: משתתפים פעילים בקורסים מקצועיים יקבלו חצי ממחיר כרטיס ומלוא מחיר הקורס עד $500.
4.4. ראו סעיף 1ד: קיים מספר מצומצם של מלגות עבור משתתפים מן המניין בכנסים או בקורסים למטרת הרחבת ידע בתחום לפי בקשת הפונה.

5) הדיון בבקשה:
5.1. לצורך אישור יציאת חברים לחו"ל תמונה ועדה, ובה חברים יו"ר האיגוד, סגן לתכנים מקצועיים, נציג ועדת קשרים בינלאומיים, נציג ועדת כספים.
5.2. במקרה של השתתפות גורם נוסף במימון הנסיעה, האיגוד ישלים את הפער למחיר המלא ולא יותר.
5.3. התמיכה תהיה בהתאם למקובל בנציבות שירות המדינה [נש"מ]. מחיר הטיסה (נושא שנציבות שירות המדינה לא מתייחסת אליו) ייקבע בהתאם להצעות שיגיש סוכן נסיעות (ראו סעיף 6.3).

6) הליך הגשת הבקשה וקבלת החזר ההוצאות:
6.1. המבקשים השתתפות בהוצאות יגישו לוועדה לאישור נסיעות לחו"ל את הבקשה באמצעות "טופס בקשה להשתתפות בהוצאות כנס/ תפקיד בחו"ל" (נספח 1), ואליה מצורפת תכנית הכנס. בעבור מועד כנס שמתקיים בחודשים יולי עד דצמבר כולל, תוגש הבקשה עד סוף יוני באותה שעה ולא יאוחר מ-12 שבועות לפני מועד הכנס. בעבור כנס שמתקיים בחודשים ינואר עד יוני כולל, תוגש הבקשה עד סוף דצמבר ולא יאוחר מ-12 שבועות לפני מועד הכנס.
6.2. הוועדה תדון בבקשה בהתאם לקריטריונים שנקבעו בנוהל לאור מטרות האיגוד ולאור התקציב העומד לנסיעות חברים לחו"ל. גובה התמיכה לנציגי האיגוד ב- ICAייקבע בהתאם למומלץ על ידי נציבות שירות המדינה. הוועדה תודיע על החלטתה למבקש מוקדם ככל האפשר.
6.3. התמיכה תועבר למבקש לפי רמת ההשתתפות שנקבעה רק עם סיום הכנס ולאחר שיגיש דו"ח מפורט (ראו סעיף 2.3) או יעמוד בתנאים נוספים שתעמיד הוועדה בעת אישור הבקשה ואחרי הגשת האסמכתאות הרשמיות המתבקשות לוועדה לאישור נסיעות לחו"ל:
א. כרטיס טיסה, כולל כרטיסי עלייה למטוס (מחלקת תיירים בלבד), וביטוחים;
ב. קבלה או אישור על תשלום דמי השתתפות בכנס;
ג. קבלה על הוצאות לינה עבור ימי הכנס בלבד.
6.4. במקרה של הוצאות חריגות או חריגות בזמן הגשת הבקשה, יתקיים בוועדה דיון בבקשה.