ניהול ארכיונים ברשויות המקומיות - דו"ח סמינר, הארכיון הלאומי בקולומבו, סרי לנקה, ספטמבר 2018

הסמינר התקיים בתאריכים 6 -7 בספטמבר 2018, בארכיון הלאומי בקולומבו, סרי לנקה
(הערה: לא כל הדו"ח תורגם אלא מה שרלבנטי לנו)

הסמינר אורגן על ידי חטיבת ה – SLMT (ארכיונים של רשויות מקומיות מחוזות וטריטוריות), בתוך הארגון הבינלאומי לארכיונאים – ICA, במטרה לדון בניהול רשומות מסורתיות וכן ברשומות דיגיטליות ברשויות המקומיות. את הסדנה ניהלו בארט הלוקס, מנהל היחידה לניהול רשומות בעיר רוטרדם, ולורה טיילור, ארכיונאית בכירה בארכיונים המטרופוליטניים של העיר לונדון. הסדנה ניתנה באנגלית שאינה בשימוש תכוף על ידי רוב המשתתפים, דבר שיתכן שהשפיע על רמת הלמידה וההבנה של התכנים בסמינר.

רקע היסטורי להקמת אדמיניסטרציות עירוניות בסרי לנקה: הבריטים הקימו בסרי לנקה מועצות עירוניות במהלך המאה התשע עשרה תחת פקודה מס' 17 מ- 1865, במטרה לקיים מינהל מקומי יעיל כשירות לציבור. זה היה ציון דרך בהיסטוריה של השלטון המקומי במדינה זו במהלך המאה התשע עשרה. בהתאם לכך, מועצות עירוניות הוקמו לראשונה בערים הגדולות של קולומבו, קאנדי וגאלה, והן סיפקו שירותים קהילתיים עירוניים כגון בנייה ותחזוקה של כבישים, תאורת רחוב, אספקת מים, שירותי בריאות הציבור, מערכות סניטריות ושווקים. רישומי המועצות האלה מופקדים במחלקת הארכיון הלאומי.

מערכות ניהול הרשומות של כל הרשויות המקומיות בסרי לנקה צריכות להיבחן מחדש, וכך לאפשר מינהל וממשל תקין, למזער שחיתות, עלויות, ועיכובים בשירות לאזרח. העיריות הן מוסדות חיוניים בדמוקרטיה, וארכיוני עירייה חיוניים לניהול הפעילות של הרשות המקומית. שימורם חשוב כדי לשמר את הזיכרון המקומי. הם מהווים נקודות התייחסות חיוניות לביצוע פעילויות יום-יומיות, ולאזרחים יש את הזכות לגשת למידע המוגן בארכיונים עירוניים כאלו.

לפיכך, לארכיונים העירוניים תפקיד מרכזי בשמירה על ההיסטוריה המקומית ויצירת זהות של האזרחים. רשומות הממשלה המקומית חשובות לציבור, שכן החלטות רבות על מתן השירותים לאזרחים מבוססים על מידע בהם. על ידי פעולות כגון: יצירת לוחות זמנים לשימור, כתיבת רשימות ביעור, הערכה וקביעה של אילו רשומות יש לשמור לצמיתות, או במוסד עצמו או על ידי העברה לארכיון הלאומי, מוסדות אלה יכולים לארגן את ניהול הרשומות שלהם באופן שיטתי ומנומק יותר מבעבר.

לפני הסמינר המחלקה לארכיון הלאומי של סרי לנקה ביצעה סקר פיילוט על הרשומות והמחסנים של הרשויות והערים בסרי לנקה באמצעות שאלון. הנתונים שהתקבלו מהשאלונים נותחו במהלך הסמינר. זה היה הצעד הראשון בתוכנית כדי לשפר את ניהול הרשומות בגופים העירוניים. הצעד השני היה לנהל את הסמינר; שבאמצעותו קיווינו להתחיל בהכנת לוחות הזמנים לשימור הרשויות המקומיות.

רקע משפטי: על פי החוק בסרי לנקה יש לשמור רשומות חשובות בידי הגוף היוצר במשך 25 שנים לאחר יצירתן, ולאחר מכן להעבירו לארכיון הלאומי. חוק הארכיונים הלאומיים מס' 48 משנת 1973, חוק הארכיון הלאומי (תיקון) מס' 30 של 1981, מבטיחים את המשמורת הרשמית והבטיחות הפיזית של הארכיונים של כל המשרדים הציבוריים. חוק זה מכסה שימור, שיקום, צבירה וגישה לרשומות, במסגרת הגדרה רחבה מאוד של רשומות הכוללות גם עדויות פיזיות. זה כולל יצירת לוחות ביעור. מתן ייעוץ למוסדות הציבור והמגזר הפרטי על ניהול רשומות וארכיונים הוא אחד מהאחראיות העיקריות המוטלת על הארכיון הלאומי. ביצוע סדנאות / סמינרים בנושא של ניהול רשומות שימור עבור פקידים במגזר הציבורי הוא עוד אחריות מרכזית.

במצב הנוכחי עם הפעלת ה- RTI (חוק הזכות למידע) לא ניתן כיום למוסדות המדינה להשמיד רשומות לא רצויות, על דעת עצמן, שכן סעיף 7 לחוק הזכות למידע מתנגש עם חוק הארכיונים הלאומיים. עם זאת, המחלקה לארכיון הלאומי עושה צעדים כדי לתקן את המצב בהקדם האפשרי. קיום לוחות ביעור יאפשר לעירייה לשפר את האחריות, השקיפות והיעילות במוסדות השלטון המקומי.

תוכן ההרצאות על ניהול הארכיון ברשות המקומית:
היום הראשון הוקדש לתוצאות הסקר המקדים, ניהול ארכיונים היסטוריים מסורתיים, יישום סביבת עבודה אלקטרונית (וניהול רשומות): כיצד להפוך אותה לעבודה ? מטה-דטה, סיווג והערכה בסביבה אלקטרונית.
היום השני הוקדש ללמידה בנושאים: ניהול רשומות נייר ודיגיטליים בארכיונים מטרופולין בלונדון, יצירת לוחות שימור, רישום רשומות, רשומות רגישות, מידע אישי, שלבים ביצירת לוח זמנים לשימור.

סיכום ומסקנות עתידיות: סמינר זה היה נקודת התחלה מצוינת למאמצים עתידיים של התמודדות עם אתגרים ובעיות בפני ארכיונים, וכן של פקידים של מוסדות השלטון המקומי במדינה. תרומתם של שני מומחים בינלאומיים לארכיונים עירוניים סייעה רבות לסמינר בן יומיים, שהתמקד בהערכת רשומות, הוצאת רשומות, צבירת רשומות המיועדות לשמירה לצמיתות על פי כללים ותקנות מסוימים, ועריכת לוחות זמנים לשימור. בעקבות הסדנה התקיים דיון בסוגיות ובאתגרים בניהול רשומות עירוניות. המשתתפים יכלו לרכוש ידע וללמוד מיומנויות בסיסיות בניהול רשומות מסורתיות ואלקטרוניות מיצירת הרשומות ועד לסילוקן.

גיבוש לוחות ביעור של הרשומות ברשויות המקומיות יהיה צעד חיוני בניהול נכון של רשומות במוסדות כאלה. לוחות הביעור מתייחסים לסדרות ותת סדרות. לוחות הביעור יתאימו לשלוש הרמות של השלטון המקומי בסרילנקה.

לסיכום, באופן כללי, המשתתפים בסדנה הביעו שביעות רצון ממנה, וכי הפעילות עזרה להם לחשוב על ניהול יעיל של הארכיונים העירוניים. הסמינר אפשר למשתתפים לחלוק חוויות בפיתוח אסטרטגיות על ניהול רשומות עירוניות.

הערה של מיכל: אם לשקף את הסדנה עם מה שקורה בישראל, לוחות הביעור מוכנים על ידי גנזך המדינה ולא על ידי הרשויות המקומיות. לדעתי הסדנה היתה צריכה להיות מחולקת לשני קהלי יעד: לארכיון המדינה – הכנת לוחות הביעור, ולעובדי הרשות המקומית. כל אחת עם תכנים משלה, אך בכל מקרה מעניין לשמוע על פעילות מקצועית ברמה בינלאומית שנעשית להעלאת הביצועים של ארכיונאים באשר הם.

השתתפה וסיכמה - מיכל הנקין