דו"ח ישיבת האביב של ועדת ההיגוי של ה-SPA

חטיבת האיגודים המקצועיים , בתוך הארגון הבינלאומי לארכיונים ICA 
שהתקיימה בין התאריכים 17-13 במאי בסנטיאגו בירת צ'ילה

השתתפה וסיכמה - מיכל הנקין

הסבר על הגופים המופיעים בדו"ח:
ICA – האיגוד הבינלאומי לארכיונים. המזכירות שלו יושבת בפריס.
SPA – אחת מחטיבות ה – ICA המאגדת בתוכה את האיגודים המקצועיים בעולם. מתכנסת פעמיים בשנה.
PCOM – הוועדה לתוכניות בתוך ה-ICA. לוועדה תקציב ייעודי המחולק לפי קריטריונים מדי שנה, לכל מי שמציג תוכנית בעלת השפעה על כלל הארכיונים בעולם. למשל, לפני מספר שנים נתן תקציב לפיתוח לוח ביעור המתאים לארכיונים בדרום אמריקה. גם אנחנו יכולים להגיש כמובן.

הישיבות של הוועדה – SPA, התקיימו בארכיון הלאומי של צ'ילה. לארכיון חלק ההיסטורי ממוקם במבנה משותף לו ולספרייה הלאומית, והחלק האדמיניסטרטיבי ממוקם במבנה אחר הממוקם בשכונה אחרת, ושבעבר היה מיועד כולו לארכיון, אך כיום גם הוא חולק בניין עם הספרייה הלאומית.

הוועדה הוזמנה על ידי איגוד הארכיונים הצ'יליאני ובראשו אוחניו בוסטוס רוז, יו"ר האיגוד הצ'יליאני, וחבר הוועדה.

הישיבה כללה דיונים בנושאים אדמיניסטרטיביים, מקצועיים, וגם פגישה עם הנהלת האיגוד המקצועי של אורוגוואי שהגיע באותו זמן לסנטיאגו (תוכנן מראש) כדי לתכנן את הכנס השנתי של ALA – חטיבת הארכיונים בדרום אמריקה שיתקיים בשנה הבאה בסנטיאגו. בשעות שלא התקיימו דיונים, התקיימו מפגשים עם אנשי הארכיון הלאומי, האיגוד המקצועי, וכן היה זמן לחלוק במידע מקצועי עם חברי הוועדה.

יו"ר הועדה היא וילדה רונג, סגנית יו"ר האיגוד המקצועי בנורבגיה, וחברי הוועדה שהשתתפו בישיבה הגיעו מהולנד, צרפת, קנדה, ארה"ב, סין, גרמניה, קטלוניה, פולין, צ'ילה כמובן ואני מישראל.

תוכנית אפריקה והכנס השנתי ביאונדה - קמרון:
הארגון הבינלאומי לארכיונים, ה-ICA, כבר מספר שנים מתמקד בהעלאת הנושא של ארכיונים ביבשת אפריקה והניסיון לקדם אותו. הכנס הבינלאומי בקיץ -2018 התקיים ביאונדה, קמרון, והושקעה עבודה מטעם כל יחידות הארגון (ICA) כדי שהתיעוד במדינות יבשת אפריקה יישמר ויקומו ארכיונים ביבשת המסוכסכת הזו.

במהלך הכנס השנתי התקיימה ישיבה של הוועדה עם האיגוד בקמרון. בעבר היה איגוד משותף לספריות, מוזיאונים וארכיונים. אך בגלל שהכנס התקיים ביאונדה, הארכיונאים ניצלו את ההזדמנות ליצור איגוד משלהם.

האיגוד הנורבגי שלח לקמרון ספרים מקצועיים לפי רשימה שבקשו, והאמריקאים הוסיפו ספרים מחוץ לרשימה אך כשהספרים הגיעו ליאונדה, הם התבקשו לשלם מכס. בסופו של דבר האיגוד האמריקאי שלם עבור זה.

הוועדה תכננה לקיים סדנה בכנס בקמרון. בגלל בלגן אדמיניסטרטיבי, הסדנה לא התקיימה והם קיימו בסופו של דבר סדנה עם החברים מקמרון, והיא הייתה מאוד מוצלחת.

דמי חבר
המזכירות של ה-ICA בפריס עשתה סדר במאגר החברים שישנו בידיה והשאירה רק את אלו ששילמו. לפיכך ישנם כיום 62 חברים בחטיבה של האיגודים המקצועיים – פחות משחשבנו. הוועדה שלנו צריכה להתמקד באיתור חברים חדשים ושמירה על הישנים (בעיה מוכרת...).

דיווח על פעילות במוסדות ה-ICA מפי וילדה רונג, יו"ר SPA
יושבי הראש של הוועדות והחטיבות של ה-ICA מוזמנים לישיבות משלהם כדי לדווח על הפעילות שלהם במשך השנה וכדי לתאם את הפעילות בהמשך ולבחון האם היא עונה על המדיניות שנקבעה על ידי ה – ICA לשנים הקרובות.

הישיבה של הנהלת ה-ICA באבו דאבי התקיימה באפריל, ישיבה של החטיבות, PICOM (הוועדה לפרויקטים), ההנהלה וכן התקיים סמינר של FAN (חטיבת הגנזים). דובר על כך שהתקציב קטן, והארגון משתמש בכספי רזרבות, וזה לא תקין, על כן צריך לחשב מחדש את תוכנית העבודה שלו ולפעול לגבייה עמוקה יותר של כספים מחבריו.

הוקמה חטיבה העוסקת בזכויות אדם, שכתבה תקנון חדש אך לא לקחה בחשבון את ניהול הרשומות אלא רק מה שבנוגע לארכיונים. על כן הוועדה צריכה לדרוש להכניס לתקנון את נושא זכויות אדם וניהול רשומות. ובכלל הארגון ICA , בכל מקום שמתייחסים לארכיונים, צריך שייכתב גם ניהול רשומות.

הוועדה לתוכניות – ה- ICA מעודד ארכיונאים צעירים להיקלט לפעילות הבינלאומית ולתרום. לכן הקים תוכנית שמשלבת את הצעירים בפעילות שלו, כולל השתתפות פעילה בכנס השנתי. לתוכנית לארכיונאים צעירים הוגשו 54 פניות מתוכם נבחרו 7, לכל אחד מהם הוצמד מנטור. הם מתחייבים להגיע לכנס השנתי ולתרום לו, לראיין, לצלם, לפרסם ברשתות החברתיות, לכתוב מאמר ועוד.

התוכנית לאפריקה – הפוקוס יהיה על הכשרה מקצועית – training the trainer. יתכן שיתקיימו 2 הכשרות: אחת למדינות דוברות אנגלית והשנייה לדוברי צרפתית.

ב-6 במאי התקיימה על ידי ה-ICA התוכנית הראשונה להכשרה מקצועית אונליין. השתתפות הינה בעלות של 80 אירו. פייר מצרפת אמר שהאיגוד הצרפתי לא יפרסם את הקורס כי זה יפגע בקורסים של האיגוד עצמו בצרפת. דובר על כך שהמטרה של ה-ICA היא להגיע לקהל יעד שאין לו תוכניות של הכשרה מקצועית במדינה שלהם, אך התעוררה בעיה כי לקהלי היעד הללו, אין אפשרות לשלם עבור הקורס. שאלה נוספת היא האם זה מה שה-ICA צריך לעשות ? כן, אך באמצעות אחת מהוועדות שלו, למשל הוועדה לתוכניות לימוד.

וילדה קיימה סדנה בנושא "שונות", גם מבחינה גיאוגרפית, גם ג'נדר. PCOM למשל אכן מגוונת ומייצגת מגוון של קהילות, אך צריך לחשוב על המגוון גם בתוך הארגון הבינלאומי כולו. ההנהלה שלו מאוד אחידה וצריך לחשוב על כך בעתיד. צריך לבדוק שהשונות מטופלת לא רק כעת, אלא באופן מתמשך.
צריכה להיות שקיפות איך אנשים נבחרים לוועדות של ה-ICA. לעיתים יש תחושה שחבר מביא חבר, והתהליך לא שקוף. ונראה שקבוצות עבודה קמות רק כי מישהו דבר במסדרון עם מישהו אחר והעלה רעיון.

הוצע שה – SPA יהיה פורום כמו שה-FAN (איגוד הגנזים) ולא חטיבה. השינוי המבני יוצע בכנס באדלייד, אוסטרליה (קיץ 2019) וכנראה יתקבל. זה יעלה את ההשפעה של קטגוריה B (האיגודים המקצועיים). יתרון נוסף הוא שהיו"ר של ה-SPA גם משתתף בפורומים גבוהים יותר ובעיקר הכוונה להשתתף בישיבות עם הגנזים, וכך יש השפעה גדולה יותר (ראו בהמשך).

לגבי הכנס באדלייד – מתוכננות הרבה הרצאות, ויתקיים פסטיבל הסרטים. לפני סוף הכנס יהיו 30 דקות להראות את הסרטים שהגיעו לשלב הבחירה האחרון. יהיו בכנס מסכים שיראו כל הזמן את כל הסרטים ויהיו הצבעות אונליין. גם למשתתפים בכנס אך גם למי שיושב בבית (ראו בהמשך הדו"ח).

הקונגרס הבא יתקיים באבו דאבי, 2020, שהקדישה לכך תקציב גדול ביותר. המארגנים של הכנס בקשו להציע אנשים בעלי שם כמרצים במושבים ה"פלנרי" (מושב משותף לכולם).

טרם נקבע אם הכנס הבא (2021)יתקיים ברומא או בהולנד.

באבו דאבי התקיים גם סמינר של יומיים לגנזים בנושא הדיגיטלי – Digital Transformation בו השתתפו שלושים גנזים.

מספר ציטוטים מהישיבות:
• אנחנו לא יכולים רק להיות אנשי מינהל ושומרי זכויות. אנו מטפלים במדיניות ממשל.
• אנחנו צריכים לדעת כמה שווה הארכיון שלנו
• בחברה דיגיטלית קשה להבין את העבר באותה מידה שקשה לחזות את העתיד- עלינו לראות את הערך של כל השרשרת (המכלול) של התיעוד.
• לאף אחד אין תשובות, לכן עלינו להמשיך לפעול יחד
• שימור ללא הנגשה הינו hoarding אגירה בלבד

סדנה נוספת שוילדה הנחתה עסקה סביב השאלה איך לקדם את ה – ICA – פיתוח המדיניות, איך אתם רוצים לראות את ה-ICA ב-2040, מה לעשות בעולם אידיאלי, מהי הנקודה העיוורת (הדבר שלא רואים אך חשוב להעלות אותו). בסדנה השתתפו נציגים מאירלנד, גמביה, אתיופיה, אוסטרליה, הודו, נורבגיה, מלטה.

פגישה עם האיגוד המקצועי של אורוגוואי
באותו זמן שהתקיימו הישיבות, התארחו בצ'ילה גם חברי הנהלת האיגוד של אורוגוואי, אשר הגיעו לצ'ילה גם לפגוש אותנו וגם כדי לתכנן את המפגש השנתי של ALA – חטיבת הארכיונים בדרום אמריקה שתתקיים בשנה הבאה באורוגוואי. כולנו הוזמנו יחד בערב השני לישיבות לארוחת ערב באחד ממבני האירוח של הממשלה, הזדמנות לדבר ולהכיר אחד את השני. מפגש משמעותי יותר יתקיים ביום שישי. (ראו בהמשך).

דיון על פסטיבל הסרטים
בקונגרס שהתקיים באוסטרליה לפני 4 שנים, התקיים פסטיבל סרטים בנושאים מקצועיים. בכנס שיתקיים שוב השנה באוסטרליה יתקיים גם כן פסטיבל סרטים דומה. בתגובה לפנייה של הוועדה SPA לאנשי המקצוע בכל העולם לקבלת סרטים מקצועיים, התקבלו סרטים מכל רחבי העולם. היו 4 קטגוריות להחלטה: תוכן, צורת התצוגה שמביעה את הרעיון, הומור וסרטי סטודנטים. צפינו בכל הסרטים ובחרנו את הסרטים הטובים בעיני חברי הוועדה. במהלך הכנס תתאפשר בחירה נוספת של סרטים על ידי הציבור המקצועי ברחבי העולם, וכן על ידי המשתתפים בכנס, ואז ייבחר הסרט הטוב ביותר. במהלך הישיבה הקדשנו יום כדי לצפות בסרטים (נעשתה בחירה ראשונית של כ-50 סרטים שעמדו בתנאי התחרות שפורסמו).

לאחר הבחירה הסתבר שהתוצאות אינן משקפות את המגוון של המדינות ששלחו סרטים, אך הוחלט לא לשנות את התוצאות. בנוסף, ראינו שגם לתרבות בה נוצרו הסרטים יש השפעה, אשר צריכה לבא לביטוי בבחירה, למשל סרט שנשען על תוכנית טלוויזיה במדינה מסוימת ורק אלו שבאותה מדינה יכולים להבין את הכוונה, דבר שעשוי להשפיע על הבחירה. למרות כל זה, הוחלט שמה שחשוב הוא לומר מה ניתן ללמוד מהסרטים: מצד אחד מהתכנים עצמם, ומצד שני איך לביים סרטים מקצועיים, איך להעביר מסר, וכו'. ולכן, כאשר הסרטים הזוכים יוצגו, צריך שידובר גם על אלו ערכים באים לידי ביטוי בסרטים:
• איך חומר ארכיוני עוזר לחיי אדם – למשל כאשר היה טייפון וכל מערך החשמל נפל, ניתן היה להחזיר את כל המערכת לפעולה בגלל הנגישות המיידית למסמכים הנדרשים: אם 
  החומר מסודר ומנוהל כמו שצריך, אפשר יהיה להגיע מהר לחומר.
• ארכיונים יכולים להפוך את חיי האזרחים לטובים יותר.
• מוסרים מידע אותנטי הכרחי לחיי התושבים
• קבלת החלטות
• הארכיונים – האקססוריז של העבר.
• עבודה טובה שלנו מאפשרת להבין בצורה מסודרת את העבר
• לעשות דבר פשוט כלל אינו פשוט
• הארכיונאים – שומרי המורשת
• חיפוש הזיכרון האבוד.
• ארכיונים הם לא רק עובדות היסטוריות אלא גם זיכרונות

ביקור בארכיון ההיסטורי של הארכיון הלאומי:
הארכיון הלאומי מורכב משני חלקים: ההיסטורי ואדמיניסטרטיבי. ראינו מסמכים ראשונים של האומה הצ'יליאנית – ספר פרוטוקולים של ההחלטות הראשונות שהתקבלו, ספר זיכרונות של אסיר ספרדי שנכלא על ידי האינדיאנים, ועוד.

אין בצ'ילה ארכיונאים מוניציפליים באותו מובן שלנו, אלא שומרים את החומרים שנוצרו במחלקות והחומרים מועברים לארכיון המדינה. השאיפה שלהם שבכל אחד מהמחוזות יהיה סניף של הארכיון הלאומי. כרגע זה עדיין לא פועל כך: מלבד שני מבני הארכיון הלאומי הפועלים בסנטיאגו, ישנו מבנה נוסף של הארכיון בצפון המדינה ואחד בדרומה.

ביום חמישי, התקיימה שיחת סקייפ עם המזכירות של ה-ICA
בכל פעם שמתקיימת ישיבת אביב אנחנו מקיימים שיחת סקייפ עם המזכירות ה- ICA. שיחה חשובה ביותר כדי לבחון אם אנחנו פועלים בכיוון ולפי המטרות של ה-ICA וכדי לדעת מה הציפיות שלהם מאיתנו.

אנת'יאה שנכנסה לתפקיד מזכיר הארגון במקום דייויד ליץ' למדה במשך השנה שעברה מה הארגון עושה והתכוננה להתוויית המדיניות חדשה ויישומה – מדיניות שדייויד יצר בשנה האחרונה. מסמך המדיניות יסוכם בקרוב, ייבחן על ידה, ויועבר לכל חברי ה – ICA.

הם יכינו שאלון בנושא המדיניות של הארגון, וחלק מהנתונים יוצגו בכנס השנתי באדלייד, אוסטרליה. בקי מארה"ב אומרת שצריך לתרגם ולהפיץ את השאלון בכמה שפות אחרת לא יענו על עליו מדינות דוברות שפות שאינן אנגלית.

כדי לנהל את התקציב טוב יותר, הארגון יעביר כספים מסעיפים בתקציב שאינם פעילים לטובת צרכים אמיתיים של הארגון.

הם עוברים כעת ביקורת (המשרד נמצא בפריז והם מחויבים על פי החוק הצרפתי). והיא יודעת שתהיה ביקורת על גביית דמי החבר. הם מתכוונים לשנות את האתר.

הארגון המשיך בתהליך של זכויות יוצרים בשיתוף עם IFLA (על כך דיווחתי בדוח הקודם – מקסיקו 2017) במטרה להוציא נייר עמדה משותף לארכיונים ולספריות.

לגבי הכנס ביאונדה, הם מודעים לקשיים שהיו אך שמחים שהכנס (2018) התקיים שם. לדעתה התקציב של הכנס השנתי 2018 ביאונדה יצא מאוזן בניגוד למה שהיה בחלק מהכנסים הקודמים.

ביאונדה נשאלו השאלות:
• איך ה- ICA יתואר ב-2021 במילה אחת
• איך ה-ICA יתואר בשנת 2040 במילה אחת
• תאר בעשר מילים את החזון של ה – ICA

ניסינו לענות על השאלה השנייה:
ברט מהולנד אמר שמקווה שיהיה כלי שכולם יכולים להתקשר עם כולם.
דו מיי מסין חיזקה את דברי ברט ואמרה שתהיה סיבה ודחף לכל ארכיונאי בכל מקום להגיע למידע שיש באתר.
סדריק מקנדה הדגיש שמכיוון שלאנשים אין כסף להגיע לכנסים, הם לא ירצו להיות חברים כי אחד היתרונות של הארגון הוא כנסים. אך אם יהיה ב-ICA סל מוצרים טוב יותר, זה יהיה תמריץ להירשם כחברים. ותהיה משמעות גדולה יותר למילה – "חבר ב – ICA".
פיף מצרפת – מבקש שתהיה אפשרות גדולה יותר לחברים להיות יותר מעורבים ולא רק לחכות למידע אלא להיות שותפים ומשתתפים וחולקים.
ברט מהולנד אומר כי פלטפורמה להעברת מידע זה לא מספיק, אנשים צריכים להיות פעילים בפלטפורמה ולהוסיף מידע באופן פעיל, אחרת חבל להשקיע משאבים בה. הוא עצמו מכניס כל שבוע מידע לפלטפורמה כדי שהיא תיראה פעילה.
בטינה מגרמניה אומרת שצריך שכל אחד יכול לתרום להחלטות של ה- ICA.

ביקשנו לעודד את הגנזים למצוא פתרונות לניהול רשומות אלקטרוניות עם גופי ענק.

הצטרפו לשיחה מריאן שעובדת במזכירות, וקלריסה שמייצגת את החטיבה של הגנזים ב- ICA. הם שותפים למסמך המדיניות של הארגון, ולכתיבת השאלון. הם גם החלו לעבוד על מאגר החברים ולהוציא החוצה את כל מי שלא שילם שלוש שנים. ביקשנו לקבל את רשימת החברים כדי לבדוק אם הפרטים אודות האיגודים שלנו נכונים. (הסתבר מאוחר יותר שהפרטים אינם מדויקים ואינם מעודכנים, ולא פלא שהדרישות לתשלום דמי חבר אינם מגיעים ליעדם). אמרנו שאין ספק שמאגר החברים חשוב לתפקוד טוב של הארגון, עליו מתבססת הפעילות והביצוע של המטרות והיעדים. על כן, מומלץ להעסיק אדם בעדכון המאגר. בנוסף אמרנו שחלקנו או אף רובנו לא מקבלים בזמן את הדרישה לתשלום, וחבל.

אמרנו שהסיסמה של יום הארכיונים הבינלאומי טובה ומוצלחת:
For the members by the members

חזרה לישיבת הוועדה SPA:

הניוזלטר:
הכוונה שבכל גיליון תהיה כתבה על אחד מהאיגודים. על כן חילקנו את המשימה בינינו.

שינוי הוועדה מחטיבה לפורום
בגלל שה – SPA למעשה מייצג את כל הארכיונאים בעולם, ביקשנו שמעמדו ישונה וישווה לזה של הגנזים. כמובן שיש לשנות את המבנה, התקציב, והשאלה האם להוסיף מתחת לפורום גם את החטיבה של הארכיונים ברשויות במקומיות או הארכיונים הרגיונליים.
הנושא יובא להצבעה בכנס השנתי באדלייד, אוסטרליה.

פגישה עם איגוד הארכיונאים מאורוגוואי
ביום שישי התקיימה הישיבה במבנה הארכיון הלאומי האדמיניסטרטיבי. לישיבה הוזמנו חברי האיגוד של אורוגוואי.
בהנהלת האיגוד 6 חברים. באיגוד עצמו יש 100 חברים. הם מקיימים פעילות משותפת עם דיסציפלינות אחרות.
תפקיד האיגוד: לייעץ, להמליץ, להציע ולקדם בממשל ובארגונים מדיניות לניהול רשומות, כמו גם פעולות שמעודדות, מגינות ומחזקות את העבודה המקצועית של הארכיונים באורוגוואי. האיגוד תופש תפקיד חשוב ופעיל בסדר היום של המידע הציבורי, מקיים קשרים בינלאומיים עם ארגונים משיקים, ומקדם חוקים ונהלים (הרחבתי והוספתי מידע מתוך האינטנרט):
ב-2007 הם היו שותפים בחיקוק חוק מספר 18220 שקבע את המערכת הארכיונית הלאומית
החוק מדגיש את "חובתה של המדינה לשמר ולארגן את המורשת התיעודית של האומה ואת מסמכי הניהול ככלי התומך בממשל, בתרבות, בהתפתחות מדעית כעדויות, הוכחות ומידע". כמו כן, החוק קובע ש"על המנהל הציבורי להבטיח לארכיונים שלו את התנאים הנדרשים מבחינת מבנים, ציוד על פי מפרטים טכניים".
מטרת החוק להסדיר את תפקיד הארכיון ברמה ארצית, על מנת להבטיח את השמירה על הארכיונים הציבוריים והפרטיים אשר מהווים את התיעוד הדוקומנטרי של האומה. זה מחייב את כל הגופים והרשויות הציבוריות.
תפקיד הארכיון הלאומי הוא לקבוע את המדיניות הארצית בנושאים כגון: סטנדרטיזציה, תכנון וביצוע מדיניות וייעוץ בנושאים של ניהול תיעודי וארכיוני. כדי לנרמל תהליכים ארכיונים. על מנת להבטיח את שימור וארגון המסמכים צריך לדאוג להתמקצעות של עובדי הארכיון.
החוק לא רק הגדיר את המערכת הארכיונית במדינה, אלא גם את תפקידי הארכיונאים.

ובשנת 2008 חוק מספר 18330 הקובע את ההתנהלות עם נתונים אישיים – הגנת המידע.
"החוק חל על אנשים פרטיים וישויות משפטיות [ארגונים]. לחוק תקנות שיחולו על נתונים הנרשמים בכל אמצעי המאפשר את העיבוד שלהם ועל כל סוג של שימוש בנתונים אלו על ידי המגזר הציבורי או הפרטי. החוק מתייחס למאגרים שהוקמו באורוגוואי או לגופים חיצוניים לאורוגוואי המשתמשים במאגרים אלו.
-עיבוד - הטיפול בנתונים אישיים: "פעולות שיטתיות ונהלים, בין אם באופן אוטומטי, או גם גילוי לצדדים שלישיים באמצעות תקשורת, התייעצויות, קשרי גומלין או העברות. "
-נתונים אישיים: "מידע מכל סוג הקשור לאינדיבידואל, או ישויות ..."
-נתונים רגישים –מוגדרים כ"מוגנים במיוחד". אלו נתונים החושפים מוצא גזעי או אתני, העדפות פוליטיות, אמונות דתיות או מוסריות, חברות איגוד מסחר ומידע הנוגע לחיי בריאות או מין. החוק מגביל את הטיפול בנתונים מסוג זה, ומחייב להשיג את ההסכמה לשימוש בנתונים המפורשת בכתב...".

בשנת - 2009 הם היו מעורבים גם בחקיקה הקשורה לשקיפות ולזכות הציבור לנגישות למידע ציבורי. למעשה דומה לחוק חופש המידע שלנו אך גם לוקח בחשבון את הארכיונים.
הערה למחשבה: אולי היינו צריכים לפעול לכך שהאחראי על חוק חופש המידע צריך להיות הארכיונאי?
להלן מספר כתובות:
החוק עצמו
באתר
נכתב ששנתיים לאחר חיקוק חוק הנגישות למידע ציבורי באורוגוואי, הוציא הממשל צו המורה על השימוש בו. כדי לעורר עיתונאים מכל רחבי המדינה לנצל את החוק, הארכיונים והמרכז לנגישות למידע UAIP השיקו קמפיין – "הגש את הבקשה שלך". על פי הצו, מוסדות ציבוריים צריכים להגדיר מידע פרטי "לצפייה סבירה" וצריכים להצהיר האם אי גילוי המידע יגרום או לא ל"פגיעה באינטרס הציבורי המוגן". היחידה הממשלתית לנגישות למידע ציבורי אחראית על קידום גישה למידע ותיאום של מדיניות קשורה – יש לו את היכולת לסווג מידע ולקבוע אם ההצדקות של סוכנויות ממשל מתקבלות על הדעת או אינן. עוד קובע הצו כי על המוסדות הציבוריים להקצות עובד אחד או יותר לטיפול בבקשות גישה למידע. בנוסף, החוק נותן רשימה של מידע שמוסדות ציבור מחוייבים להפיץ באתרי האינטרנט שלהם אשר צריך להתעדכן מידי חודש.

ראו מה מחייב החוק
ראו כדוגמא אתר של הבנק של אורוגוואי הפועל לפי מה שנקבע לחוק:
הבנק מפרסם בטבלה את סוגי המידע שהציבור יכול לאתר לאור מה שהוא מחויב בחוק.

הכשרה מקצועית באורוגואי נעשית באוניברסיטה. לאיגוד ולאוניברסיטה יש קשר טוב. ההכשרה האקדמית המקצועית ניתנת בחינם. עד 1982 ההסמכה ניתנה ברמה של קולג'. מ-1986 – הלימודים נמשכים על פני שלוש שנות לימוד. כעת קיימת פקולטה למידע. מאפשרים ללמוד תואר ראשון לארכיונאות. זה מאפשר להגיע ללימודים מתקדמים ובכך לקדם את המקצוע גם בפרקטיקה וגם במחקר.

כמו כן, המערכת האדמיניסטרטיבית מבינה את הצורך באיגודים מקצועיים, ולכן בסך הכל הארכיונאות באורוגוואי היא ברמה טובה. הם מחויבים לפרסם את המשכורות שלהם מכיוון שהארכיונאות בוונצואלה היא מקצוע מוכר. זה מיועד לכך שהמעסיקים ידעו מה עליהם לשלם לפי כל אחד מהתפקידים (שעת עבודה = 40 דולר).

הם משתמשים ב – ATOM כדי שיוכלו לשתף במידע בין הארכיונים.

הם משתמשים בסטנדרט לתיאור – NUDA. זה אושר על ידי הארכיון הלאומי. האיגוד היה שותף ליצירת הסטנדרט. 

כמו בישראל, זה מחייב מוסדות ציבור. למוסדות הפרטיים יש אפשרות לאמץ את החוק או לא.

באתר האיגוד, לחברים יש מקום פרטי. נכנסים עם סיסמה. יש להם זכות להיכנס לפרוטוקולים.

הכנס השנתי לארכיונאי דרום אמריקה (MERCOSUR) ) יתקיים השנה במונטבידאו. קהל היעד הינו ארכיונאים, סטודנטים, מורים, בעלי עניין ועוד. הנושאים בכנס: התיאוריה הארכיונאית והמעשה, המקום של הארכיונאים במדיניות ציבורית, ארכיונאים, תרבות וג'נדר, רב תחומיות בארכיונים, מורשת מתועדת ומסמכים לא מסורתיים, טכנולוגיות מידע המוטמעות בניהול רשומות, מקומם של ארכיונים בזכויות אדם, והכשרה מקצועית.

הכנס הוצהר על ידי נשיא אורוגוואי כבעל עניין לאומי, ראש העיר מונטבידאו גם כן הצהיר על החשיבות המוניציפלית של הכנס, וכך גם כמובן ALA – האיגוד של הארכיונים בדרום אמריקה.

בכנס יתקיים מפגש של ראשי האיגודים והם מתכננים ליצור רשת של כל האיגודים ביבשת.

הם סיפרו שאחד הסופרים באורוגואי כתב ספר על החשיבות של ארכיונים.

שאלנו אותם מה הם היו רוצים מאיתנו ומה – ICA ?
הם ציינו שזו הפעם השלישית בלבד מאז 1970 שהתקיים מפגש רשמי בדרום אמריקה עם גופים השייכים לקהילה הבינלאומית לארכיונאים (הערה – בכולם הייתי כנציגת האיגוד! כבוד לאיגוד שלנו): התקיימה ישיבה של ועדת ההיגוי של האיגודים המקצועיים SPA במקסיקו, התקיים כנס שנתי במקסיקו לפני שנתיים, וכעת הישיבה של הועדה SPA בצ'ילה. הם טוענים שזה לא מספיק. כמו כן, הם רוצים לחלוק במידע עם איגודים אחרים, כדי שיוכלו להביא מידע חדש ומעודכן לחברים שלהם. למשל בעניין החוק, ההכרה במקצוע.