הכה את המומחה - ניוזלטר מס' 2, ספטמבר 2019

הפעם הופנתה אלינו השאלה: מיהם בעלי הארכיונים, למי הארכיונאי צריך להישמע ולפי מה לפעול ?

ובכן, לא מובן מאליו שהארכיון הוא בעליו של כל החומר הארכיוני הנמצא אצלו, ושהזכויות על החומר הארכיוני הן שלו.

כאשר ארכיון של ארגון מופקד בארכיון של הרשות, כמובן שבעלי הארגון הינם אלו שקובעים את תנאי ההנגשה שלו והשימוש בו, ועל הארכיונאי לקיים את מה שכתוב בהסכם ההפקדה.

כאשר מדובר בארכיונו האישי של אדם, הדבר לכאורה ברור יותר. הוא זה שיוצר את החומר או צובר אותו, ועל כן, כאשר חומר זה מועבר לארכיון, הוא או משפחתו או יורשיו יקבעו את התנאים להנגשתו או לשימוש בו. יחד עם זאת, קביעה זו אינה לגמרי נכונה, כי ישנו צד שלישי: מי שאותו אדם היה בקשרים איתו (למשל מי שהמפקיד התכתב אתו) – גם הוא צריך להסכים שהחומר יהיה מונגש וחשוף. 

לעיתים מופקד בארכיון חומר אשר בעליו משית תנאים מגבילים ביותר על הנגשתו והשימוש בו, ועל הארכיונאי להצדיק את קבלתם למרות תנאים אלו מבחינת הצלת המידע למען הדורות הבאים (מסיבות כגון חשיבות החומר, היותו חלק מחטיבה שכבר נמצאת בארכיון ועוד) כדי שניתן יהיה לחשוף ולהשתמש במידע כאשר ייפקעו מגבלות אלו.
כדי למנוע בלבול ותחומים אפורים, על הארכיונאי לקבוע יחד עם המפקיד בצורה מדויקת ביותר את ההגבלות ואת הזכויות על החומרים, ולכן הסכם הפקדה בו מוגדרים תנאים אלו הינו חשוב ביותר.

הדבר מסובך יותר כאשר הארכיון הינו של הרשות המקומית עצמה. הרשות המקומית שייכת לתושבים המתגוררים בתחומה. ועל כן, על הארכיונאי לשרת את הצרכים שלהם. מאידך, הארכיונאי ברשות המקומית הוא אחד מעובדי הרשות, ועל כן עליו לציית למי שמנהל אותו. לא תמיד האינטרסים של אלו ואלו שווים. למשל כאשר ערכים של זכויות התושב, ערכי הדמוקרטיה, לא נראים עין בעין על ידי התושבים או מקבלי ההחלטות ברשות המקומית.

כאשר מתקיימת סתירה בין האינטרס הציבורי (בעליו של החומר הארכיוני) לבין זה של מקבל ההחלטות, על הארכיונאי ליישב אותה בעזרת החוקים וכללי המקצוע העומדים לרשותו. למשל, מועד הפתיחה של חומר ארכיוני כתוב בחוק. עניינים של זכויות יוצרים או פרטיות גם הם חקוקים בו. לכן, על הארכיונאי להישען על אלו, ולשכנע בעזרתם את מקבלי ההחלטות בצדקת דבריו. כל זה תוך הבנה שבעליו של המידע אינו מקבל ההחלטות אלא התושב.

ככל שהמעורבים יפעלו בהתאם לחוק, כלל לא תתקיים הסתירה הנובעת מהשאלה מיהו בעל המידע, או לפחות המרווח לחילוקי דעות יהיה כה קטן שניתן יהיה ליישבם בקלות.