ועדת ההיגוי של החטיבה לארכיונים ברשויות המקומיות, במחוזות, ובטריטוריות - SLMT - אדלייד, אוסטרליה 2019

השתתפה וסיכמה - מיכל הנקין

ביום שני, ה-21 לאוקטובר התקיימה הפגישה של ועדת ההיגוי של החטיבה לארכיונים ברשויות המקומיות, במחוזות, ובטריטוריות - SLMT. השתתפו בישיבה נציגים של ה-ICA – פיליפ איש הכספים ומריאן האחראית לפרסומים. כמו כן, הנציגים: טים הריס מאנגליה (יו"ר החטיבה), סורין מדנמרק (הסגן), חבייר ממדריד ספרד, עצקו מהארכיון הלאומי של יפן ואני.
זו תקופה של חילופי משמרות בחטיבה. היו"ר טים יתחלף עם סורין, וחלק מהחברים גם כן יסיימו את השירות שלהם. הם הודו לאיגוד הישראלי על הישיבה שהתקיימה בארץ, שמחו לראות שהארכיונים ברשויות בישראל מקיימים את כל מעגל החיים של הרשומה, למדו על הקשר החם בין הארכיונאים, ואמרו שנהנו מאוד מהביקור. בנוסף לביקור בארכיונים של תל אביב, חיפה וזיכרון יעקב, הם המשיכו לירושלים. מידע על הביקור פורסם בכתבי העת שלהם.  

הסדנה שהתקיימה על ידי הוועדה בסרילנקה בנוגע לאיגודים מקצועיים נחלה הצלחה רבה, והם מתכוונים להמשיך בכך. בנוסף, הם חושבים גם לקדם את השאלה הנוגעת להיבטים משפטיים בארכיונים של רשויות מקומיות, וישתפו פעולה עם האגודה של ההיסטוריונים או אף יציעו לחטיבה של הארכיונים באירופה – EURBICA לקיים כנס בנושא זה. החטיבה תיצור קשר עם חטיבות אחרות לשיתוף פעולה בתוך ה – ICA. הישיבה הבאה של החטיבה תתקיים במרסיי באחד מהימים בין אפריל – מאי 2020. 

סוריין מדנמרק, סיפר על התוכנה שקוראת באופן אוטומטי כתבי יד – TRANSKRIBUS
התוכנה ממומנת על ידי האיגוד האירופי , משתמשים בה כבר במספר מדינות, ומציעים לעוד מדינות להצטרף כדי לדייק את התוצאות כמה שיותר. כל מדינה שמצטרפת צריכה להשתתף בהוצאות, אך זה מבחינת crowd sourcing.

בארכיון העיר שלו, הם מקיימים שיתופי פעולה עם בתי אבות לתיעוד בעל פה את הדיירים. זוהי פעילות שתורמת לאיסוף של חומרים ארכיוניים אישיים. מתמודדים עם השאלה איך להעלות לאינטרנט תיעוד בעל פה, וחושבים לעשות זאת באמצעות מדיהטק (מאצילים סמכויות למדיהטק לאפשר צפייה במדיה למטרות לימוד מבלי לפרסם באינטרנט. זה קיים גם בארצות אחרות ומאפשר צפייה בחומרים בפורמט דיגיטלי – או שנולדו כך או שהומרו – במקום שהוסמך לכך ללא צורך להגיע לארכיון עצמו).

סיפרתי (מיכל הנקין) על הפרויקט לתיעוד בבתי אבות שהתקיים בחיפה גם על ידי ארכיון העיר וגם בשיתוף פעולה של הארכיון עם תלמידי בתי ספר, המידע שימש כבסיס לכתיבת מחזות והצגתם בפני בתי אבות ברחבי העיר – פרויקט שבעקבותיו בית האבות קיבל פרס.

יש להם שיתופי פעולה עם מקבלי ההחלטות, והם מגיעים לארגונים, לקהילות ולאנשים. גם עם ספריות. טוען שאסור לנו להשאיר את הזירה של הקשר עם הקהילה רק למוזיאונים ולספריות. גם לנו יש מה להגיד בהיותנו שומרי המורשת.

הם פועלים על פי 17 המטרות של האו"ם בנושא הקיימות (בר קיימא) – לשנות עד 2030, ובעיקר: המלחמה בעוני, חוסר שוויון, שינויי אקלים, פגיעה בסביבה ובנוף, שלום וצדק, וזאת כדי להראות איך להיות רלבנטיים למקבלי החלטות. 

עצקו מיפן אחראית על קשרי החוץ של הארכיון הלאומי. לכן הגיעה לכנס, והתעניינה בפעילות של הוועדה. ביפן הארכיונים המקומיים או של המחוזות (prefectures) פונים לארכיון הלאומי כשקורה אסון. מתוך 47 מחוזות, רק לכארבעים מהם ישנם ארכיונים, אך כולם שומרים את הרשומות שלהם. ישנם כ-1,000 ארכיונים של רשויות, אך רק ב-30 מהם יש ארכיונים. הארכיון הלאומי מנסה לעודד אותם להקים ארכיונים ולספק מערכת לניהול רשומות. ביפן המערכת לניהול רשומות קיימת כ-20 שנה. הארכיון הלאומי אחראי על ההכשרה המקצועית, ומפעיל כמה תוכניות לימוד, בין 5 ימים לשלושה שבועות (יציגו את המצב ביפן בהמשך הכנס).


חבייר, מארכיון העיר מדריד, סיפר על כך שהם מקיימים תוכנית מובנית להכשרה של הפקידות בתוך המינהל של העירייה. יש להם תוכנית גם לאלו שאינם ארכיונאים. הארכיון של מטרופולין מדריד מקיים קשר עם הארכיונים בערים שבסמכותו, ועוזר להם (לסביבת העיר מדריד משויכות 40 ערים). הם מסבסדים עזרה בתיאור, בטכנולוגיה, מבקרים בארכיונים המקומיים, כותבים דו"ח במטרה לשפר את הרמה הביצועית שלהם. הוא מספר על מחוזות נוספים שהארכיונים שבהם תלויים במשאבים הכלכליים העומדים לרשותם. למשל במחוז קסטיליה, ישנם ארכיונים רבים ברשויות בהן פחות ממאה תושבים, וקשה להגיע לכולם. גם הם מתמודדים עם השאלה האם להעביר את הארכיונים של רשויות כאלו לארכיון המרכזי או לא. ארכיון העיר מדריד גם מעודד את התושבים הוותיקים להעביר את החומרים שלהם לארכיון וזאת כדי להראות שהארכיון אינו רק אדמיניסטרטיבי. 


טים מלונדון – ישנם ארכיונים מקומיים רבים אשר מבקשים מהארכיון עזרה, ארכיון לונדון עוזר אך מחייב בעלויות על השירות. יש להם פרויקטים ברחבי האזור, למשל תיעוד בעל פה עם קהילה של מהגרים ממזרח אירופה, וזה גורם לחשיפה גדולה של הארכיון. הם מנסים לתת מענה לשאלה איך להפוך את הארכיונים לנעימים ומשמעותיים לקהילה. פרויקט מיוחד התקיים כאשר היו צריכים לתאר חומרים ובהם מידע פרטי של בדיקות דם, והקדישו חדר מיוחד לביצוע העבודה ועובדת שקבלה אישור מיוחד לעיין בחומר. על הפרויקט הזה קבלו פרס מיוחד. הם הקימו תערוכה של מזוודות, והראו מה היה בהן – כולל מכתבים.


השתתפה וכתבה - מיכל הנקין