הנגשה דיגיטלית למידע, המעבר לנגישות דמוקרטית – בכל מקום ובכל זמן

Teressa Ward

הארכיון הלאומי מחפש דרכים להנגשה דיגיטלית למידע כדי שהציבור יוכל להגיע במדויק למידע אותו הוא צריך, תוך גיוס יוצרי החומר הארכיוני ועובדי הארכיון למציאת הדרך

אחד הדברים החשובים שמתמודדים איתם בארכיון הלאומי של אוסטרליה היא הערכה של חומרים שכבר הוערכו בעבר, חומרים שעומדים היום לפני תהליך דיגיטציה, ויודעים שהחלטות קודמות של הממשל הינן בעלות משמעות לאנשים, לילידים ושאינם ילידים, לאלו שאומצו ועוד. אלו החלטות שהשפיעו על החינוך, הבריאות, ולאנשים יש זכות להיחשף להחלטות אלו – זוהי זכות דמוקרטית. אזרחים רוצים להיחשף להחלטות, אך הארכיון מחויב לפרטיות מצד אחד ומצד שני לעיקרון של זכות הציבור לדעת. הציבור דורש גישה מהירה לחומר האדמיניסטרטיבי, ובמידה משתנה, הממשלים רואים בכך יתרון.

מעולם לא היה בידי הציבור יותר מידע כפי שקיים היום. בעודם מודעים למתח בין השמירה על המידע לבין זרם / שטף המידע, הארכיונאים כבר מזה זמן רב דנים בשיח המקצועי על הנהלים לחשיפה.

לארכיונאים ההנגשה הינה אתגר עצום. זה קשור בטכנולוגיה ובחוק. כדי למצוא את הדרך הטובה ביותר הם התייעצו עם גופים מחוץ לאוסטרליה. הם חיפשו את ההמשכיות מיצירה לנגישות. זה האתגר שלהם. ואנשי טכנולוגית המידע חייבים לאפשר זאת. תאריך היעד שלהם הינו 2027.

כדי להתחיל להתניע תהליך הם התחילו לפתח אסטרטגיה, אך הגנז שלהם הבין שזה ייקח שנים. לכן, הקים צוות של 13 אנשים מכל תחומי העיסוק של הארכיון. הם עשו סקר בין היתר על הרמה הדיגיטלית של העובדים ותכננו תוכניות להכשרה בתחומים שונים כדי שאלו יבינו ויכירו את הסביבה הדיגיטלית הנדרשת מהם, עוד לפני שכל אחד מהם יבצע את המוטל עליו. הבינו שהארגון הינו מאוד מגוון מבחינת העבודה היומיומית שלהם. העבודה שלהם עם המינהל – אמנם כולם מתעניינים במידע אך לא יודעים איך לנהל אותו או לשמור אותו. לכן הם מקיימים הדרכות.

כדי להתאים את דרך העבודה לזו של המעיין הם שינו את הגישה: לא מה אתה צריך לעשות אלא איזה מידע אתה צריך לקבל. התוכנית הגדולה חולקה לקבוצות קטנות, וכל אחת מהן עבדה על נושא ספציפי.

הם פתחו את המטה-דטה, התמקדו בנושא האחסון של הרשומות האלקטרוניות. כיום, כל הארגון עובד על מטה דטה.

צריך לקבוע סטנדרטים, להתייחס לאבטחת מידע, עדכון הטכנולוגיה, יכולות האחסון. צריך שהאדם היוצר (הפקיד) יצטרך כמה שפחות להתערב בתהליך, ושהרוב ייעשה בצורה אוטומטית.

השתתפה וסיכמה - מיכל הנקין