הפעילות בארכיון עם הקהילה: סורין, מנהל ארכיון העיר ארהוס, דנמרק, אדלייד, אוסטרליה, 2019

אחד התפקידים של הארכיון הוא ליצור מצב בו כל הקהילות והאנשים ירגישו בבית. שהארכיון קרוב אליהם. אחד הדברים שנעשים הוא לשכנע את מקבלי ההחלטות ואת הפקידים בחשיבות השמירה על ההחלטות שלהן בגלל ערכן ההיסטורי.

בכל מקרה, ככל שיעלו יותר חומרים למדיה וניתן יהיה להשתמש במידע בקלות מכל מקום ובכל זמן, כך הארכיון יהיה יותר אטרקטיבי.

הארכיון קיים תחרות לרגל יובל ה-150 לעיר. בין היתר קיים תחרות בשיתוף עם התושבים – מהי ההחלטה הטובה ביותר שהתקבלה על ידי העירייה. הארכיון כפעולה מקדימה בחר בעצמו חמש החלטות לכל עשור. הם ערבו את המדיה, אפשרו להצביע באתר, וגם בקשו מהפוליטיקאים לבחור. בסופו של דבר ההחלטה הטובה ביותר שהתקבלה לפי ההצבעה הייתה ההחלטה להקים אוניברסיטה. בסיכום הפרויקט הם התייחסו לכך שגם אם לא כל התושבים היו מעורבים בתחרות, הם נחשפו לאילו חומרים יש בארכיון.

לכבוד אירוע לציון מאה שנים להקמת משרד מהנדס העיר, הם ערכו רשימה של הפרויקטים שנעשו על ידי המשרד.

פרויקט נוסף – machine learning והידע המונים: ישנה תוכנה לקריאת כתב יד transkribus – נוצרה על ידי האיחוד האירופי. כרגע משתמשות בה 6 מדינות אך הם קוראים למדינות נוספות להצטרף. עד כה נקראו 8,000 דפים על ידי המכונה עם תיקונים של מתנדבים, והתוצאות הן בדיוק של בין 92-95%. חלק מהמתנדבים בפרויקט עובדים בקבוצה, וחלקם עובדים מהבית.

מידע נוסף ניתן למצוא באתר - קישור 

פרויקט של תיעוד בעל פה – נעשה כדי לאזן בין מה שנראה ומתגלה ברשומות העירייה למה שקרה בעיר לאנשים וארגונים. הארכיון השיק אתר בו ניתן להעלות סיפורים. כדי לעודד אנשים שסבורים שהסיפור שלהם אינו מעניין או חשוב, הם הוסיפו באתר רשימה של תחומים בהם הארכיון מחפש את הסיפור האישי. הם אספו כאלף סיפורים ומחכים לתקציב נוסף.

דוגמה הסיפור של Hanne Calberg (אמנם בדנית אך ניתן להתרשם) – קישור

פרויקט נוסף לתיעוד סיפורי חיים נעשה על ידי סטודנטים של דיירים שגרו בבתי אבות. זהו פרויקט שנעשה בעזרת היחידה לטיפול ובריאות בעירייה.

התיעוד מביא את הארכיון לבתים, בתי ספר, מרכזים קהילתיים, מוסדות דת, ספריות, איגודים, אוניברסיטאות, וקבוצות של אימהות. באמצעות התיעוד הם הגיעו למדיה בקלות רבה יותר ונעזרו במדיה החברתית.

בפרויקטים של תיעוד צריך לקחת בחשבון פרטיות ודיוק.

מצגת דומה למה שסורין הציג בכנס -  קישור