הארכיון הלאומי בסינגפור, הרצאה במסגרת הכנס באדלייד, אוסטרליה, 2019

הדרך להדריך את העובדים של משרדי הממשלה בנושא ניהול הרשומות

הארכיון הלאומי בסינגפור: הציג תוכני הדרכה בניהול רשומות לעובדי המשרדים: רק חלק מהמשרדים מנהלים את הרשומות שלהם בצורה טובה, ולכן רצו להקים קבוצות משימה להטמעת תהליכים נכונים. לשם כך, אנשי הארכיון יושבים כל פעם עם משרד אחר ויחד איתם יוצרים את תוכנית ניהול הרשומות שלהם במטרה שלאחר שאנשי המשרדים "יעמדו על הרגליים", הם עצמם יוכלו לצאת מהתהליך.

תוכנית העבודה:

היו משרדים שבהם 600 עובדים ולכן עברו את התהליך פעמיים. הם שלחו הזמנה וקיוו שאנשים יגיעו. הנושא – ניהול רשומות פעילות. דוגמה לתתי הנושאים – מיון, מדיניות לניהול רשומות. המשתתפים חולקו לקבוצות עם שאלות מנחות והיו צריכים להציג את המסקנות שלהם. הם קבלו משוב ובו המשתתפים כתבו שקבלו ביטחון מקצועי בסדנה, (גם קבלו משוב שהפסקת התה הייתה חשובה כי גם בה התקיימו שיחות מקצועיות...).

בסיבוב השני של הפגישות התוכנית שופרה לאור המשוב, חלוקה לפחות קבוצות איפשרה העמקה, הוסיפו את נושא ניהול הרשומות האלקטרוניות.

הם הבינו שיש למפגשים חשיבות וימשיכו לקיים אותם. למרות שישנם מנהלים שסירבו להמשיך לשלוח את העובדים שלהם.

כדי להכין את המפגשים הם נעזרו בספר: Cultivating Communities of Practice  - קישור לחלק מהחוברת

לסיכום המושב, דובר על שיתוף הפעולה עם אנשי הטכנולוגיה: בשנים האחרונות מתקיימים יותר דיונים עם אנשי טכנולוגית המידע בנושאים כמו איך לתעד, על נושא ההגנה על המידע. זה קרה אחרי שבמשרד הרווחה ניסו להכניס מערכת שלא פעלה היטב דבר שפגע בחיים של אדם, והבינו שחייבים לשתף פעולה עם הארכיונים או מנהלי הרשומות.

השתתפה וסיכמה - מיכל הנקין