ייסוד מסגרת למקצוע הארכיונאות ביפן, במסגרת הכנס באדלייד, אוסטרליה, 2019

המרצה: Masakazu Nakada מהארכיון הלאומי של יפן

הקמת מסגרת חדשה ומעודכנת להכשרה מקצועית המתאימה לדרישות המקצוע כיום ביפן. המרצה הציג את הדרך לפיה הגיעו לתוכנית זו.

המערכת הארכיונאית ביפן נוצרה ב-1971. ב- 1987 נחקק החוק Public Archives Act. המשימה של "ארכיון ציבורי" כפי שהוגדר בחוק – לאפשר מחקר של יחידות הממשל על ידי מתן רשומות לעיון המעידות על קבלת החלטות ותהליכים בעבר. משימה נוספת הינה לתרום לזהות היפנית על ידי הנגשת חומרים היסטוריים מהעבר. כיום קיימים ביפן 16 ארכיונים לאומיים כולל ארכיונים דיפלומטים ואוניברסיטאות, 36 ארכיונים של המחוזות מתוך 47), 9 ארכיונים של ערים (מתוך 20 ערים שבכל אחת מהן מעל חצי מיליון תושבים), ו – 33 ערים ורשויות מקומיות (מתוך 1,741 רשויות).

פיתוח מערכת של הכשרה מקצועית:
ב-1988 נקבעה בחוק החובה על הארכיון הלאומי לקיים הכשרה מקצועית. ב-1989 הוקמה קבוצת עבודה שבדקה שיטות טובות יותר ממה שהיה קיים באותה עת להכשרה מקצועית, ובנתה תוכנית חדשה לכל אחת מהרמות הנדרשות. ב-1993 התקיימו סדנאות פרקטיות בנושא כלי מחקר (3 ימים של הרצאות ודיונים). ב-1998 הוחלט על קורס למתן כלים פרקטיים, טיפול בנייר, באמצעות הרצאות ודיונים. כך שנקבעו שלוש רמות של הכשרה הנבדלות גם במשך ההכשרות.

סך הכל השתתפו בקורסים הללו עד מרץ 2019 3,000 משתתפים.

בשנת 2011 נחקק החוק לרשומות ציבוריות וניהול ארכיונים מאחר שהציפיות החברתיות מהארכיונים התרבו. כתוצאה מכך חיפשו איך לזקק את דרישות התפקיד, המשימות ומרכיבי המקצוע של הארכיונאים ביפן, מהן הדרישות ממערכת הכשרה מקצועית, והייתה דרישה להרחיב את התשתית המקצועית לארכיונאים. ב-2016 התחילו לדון בנושא עם נציגים מגופים רלבנטיים. ב-2017 פתחו את הסטנדרט המתבסס על ניתוח המקצעות. ביוני 2018 אחרי שבעה חודשים של דיונים, התקיים דיון בכנס השנתי של המנהלים של הארכיונים הציבוריים. אחרי הדיון נוצרה הגרסה הראשונה של הסטנדרט למשימות ומרכיבי המקצוע לארכיונאים .

יצירת הסטנדרט של המשימות והמרכיבים לארכיונאי: קישור 

התוכן והמבנה של הסטנדרט:
• מטרה
• טרמינולוגיה
• המשימות של הארכיונאי (מתבסס על הגדרות של האיגוד האוסטרלי 1996): הארכיונאי מבטיח שרשומות בעלות ערך לפעילות מנהלית, תרבותית, ואינטלקטואלית, נוצרות, נשמרות ומשתמשים בהן. עבודת הארכיונאי חיונית להבטחת פעילות ושקופה ולסיוע בהבנת החיים ביפן באמצעות ניהול והשמירה של הזיכרון האישי, המשותף והחברתי.
• האתיקה והמעמד ההכרחי של הארכיונאים – ארכיונאים מבטיחים הוגנות וניטרליות בכל זמן שהוא, בלי להיות מושפעים מהטיות מכוונות או על ידי שינוי עובדות, ופועלים ברמה אתית גבוהה תוך כוונה לשיפור מתמיד של ביצועיהם.

המשימות של הארכיונאים:
• הדרישות הבסיסיות:
א. הבנה של ההיבטים המשפטיים והנהלים הקשורים בניהול רשומות ציבוריות וארכיונים
ב. הבנה בסיסית של התיאוריה והמתודולוגיה הקשורה בארכיונים
ג. הכרה עם הנושאים של המקצוע
ד. הבנה בשימור ושיקום של חומרים
ה. ידע בנושא הדיגיטציה, ניהול רשומות אלקטרוניות ומערכות לניהול מידע
ו. כלי מחקר ולימוד
• המשימות והמרכיבים שלהם: הכינו טבלה המורכבת ממרכיבי המקצוע והפירוט שלהם. (ראה קישורית קודמת)
• כלי הניהול לכל המשימות:
א. היכולת לפתח סטנדרטים, מדיניות ותוכניות דרך נקודת המבט של הארכיונאים
ב. היכולת לנהל, להטמיע ולקדם את המשימות
ג. היכולת לשתף פעולה עם גופים במקרה של אירועי סיכון

האתגרים לעתיד:
א. בחינת הסטנדרט במתבססת על נורמות חברתיות הקשורות לניהול רשומות ולהתקדמות של טכנולוגית המידע
ב. התקדמות התוכנית למרות אילוצים של התקדמות איטית של ממשל זמין בשירות הציבורי ומעט אנשי טכנולוגיות המידע.
תכנון מסגרת ההתעדה (בוועדה ישתתפו: מומחים שיומלצו על ידי גופים אקדמיים, חוקרים, מחנכים מומחים בתחום ניהול רשומות ועיתונאים.

בימים אלו נבנה בניין חדש לארכיון הלאומי של יפן וזה סמלי כי גם מבנה חדש וגם נקודת מפנה בהתמקצעות הארכיונאים.

השתתפה וסיכמה - מיכל הנקין