כנס ארכיונים, אתיקה וחברה 26-29 ביולי 2021, חטיבת הארכיונים באוניברסיטאות SUV במועצת הארכיונים הבינלאומית ICA

השתתפה וסיכמה - מיכל הנקין

(סיכום דברים נבחרים שהוצגו בכנס)

היום הראשון לכנס
המברכים בתחילת הכנס ברכו על כך שהכנס מתקיים בזום כך שמשתתפים מכל העולם יכלו להשתתף בו, וזהו תענוג לומר כבר בפתיחה באותה נשימה – בוקר טוב, צהריים טובים, ערב טוב ולילה טוב.

באוניברסיטאות אצור חומר ארכיוני שנאסף בעקבות מחקר, וגם כזה שהופקד על ידי עובדים או אנשים אחרים הקשורים באוניברסיטה, ולכן חשוב שהארכיונאים באוניברסיטה ינהלו אותם ויפעלו לחשיפתם במגבלות המושתות עליהם. אוספים נתונים, מבינים אותם, מאחסנים, מנגישים ומתקשרים אותם למעיינים.

בעולם בו שולט ה"פייק ניוז", יש חשיבות רבה לנגישות למידע האצור בארכיונים בכלל, ולכן החשיפה תסייע לציבור להגיע לשורשי האמת. הם גם ציינו את הצורך לאזן בין הצורך של הציבור במידע (זכות הציבור לדעת) לבין הזכות לפרטיות.

השאלות המרכזיות הן איך לשתף תרבויות, בסט פרקטיס, אתיקה, שימור המידע והמטה דאטה, החוקים, מה לארכב.
בכל אחד מהתחומים צריך להתנהל באתיקה. יש לעיתים קונפליקט בין אתיקה מקצועית לאתיקה פרטית / אישית.

הרצאה – ארכיונים, רשומות ואתיקה: אתגרים והזדמנויות במרחב הצדק
פרופסור ניאהם ניק דאיד, מנהל מרכז המחקר לוברמה למדע פלילי, אוניברסיטת דנדי

הפשע שנגרם בעבר על ידי רובים, התחלף בהווה לפשע שנגרם על ידי פגיעה במידע. הדעה של הציבור בנושא נתונים, ארכיונאים ואנשי הזיהוי הפלילי מתגבשת ממה שהציבור רואה בסדרות טלוויזיה. אך במציאות, התהליך הוא מורכב הרבה יותר, וכולל שלבים ותתי שלבים של תיעוד הבדיקות מביצוע פשע לבדיקות במעבדה עד להבאה למשפט באמצעות הראיות והבדיקות וניתוחן.

כדי לחקור את הפשע מתעוררות השאלות מי היה מעורב, מה קרה, אם בכלל, איך אפשר להבין, איפה, מתי, איך ולמה. ואז מתקיימת חקירה משטרתית וחקירה של המעבדה לזיהוי פלילי. וכל אלו צריכים להיאסף בשיטתיות, להיות אמינים ורלוונטיים בבית המשפט.

כדי לשמור על האמינות של הנתונים והמידע, מרכז המחקר למדע פלילי בנה תהליך זרימה, הכולל את כל הנקודות (התחנות) בתהליך בדיקה בהן מעורב רישום המידע, למי הוא הועבר ומתי, מי נגע, מי מסר, ואת הדרכים לשמור עליו כדי שהמידע לא ישונה באף נקודת זמן שהיא, ואם כן שונה אזי ניתן יהיה לזהות את השינוי. כל הממצאים כולל המידע עליהם אם ברישום ידני וממוחשבים בצילום או בוידאו נשמרים, וכן גם הערות של הבודקים ותיאור הפעולה. חלק מהמידע נשמר בצורה דיגיטלית וחלקו בצורה פיזית.

כל הפעולות נעשות בכללי האתיקה כדי שהנתונים והממצאים ופירושם יאפשרו משפט הוגן.
שמירה של כל המידע הזה מהווה אתגר ארכיוני לא קטן מכיוון שהמידע צריך להישמר לפרק זמן ארוך ללא שינוי. היום הם עוברים לברקוד שמאפשר מעקב אחרי מה שקורה למידע.

המרצה מסכימה שכל התהליך לא נעשה בשיתוף פעולה מספק בין אנשי המעבדה לזיהוי פלילי לבין הארכיונאים.

הרצאה – אתיקה בארכיונים: תרגול ארכיוני מושכל בטראומה
קירסטיין רייט וניקולה לאורנט

המרצים פועלים באמצעות ארגון שעוזר לאנשים להגיע למידע הנחוץ להם, בעיקר ילידים, אשר אינם יודעים איך מתארים רשומות, איך שומרים והיכן ניתן למצוא את המידע. לעיתים רשומות הנוגעות בילידים ובתרבותם מגיעות לאוניברסיטה (כאמור בעקבות מחקר), והופכות ללא נגישות בגלל סיבות של פרטיות, או כי אינם מתוארים מספיק, או שאינם פתוחים לציבור בגלל הסכמים או כל סיבה אחרת, למרות שיתכן שהמידע הוא על אלו שמחפשים אותו או אולי אפילו אלה שמסרו אותו לחוקר. לעיתים המידע נוצר או נכתב בשפות שאינן מוכרות למחפש המידע (למשל כאשר המידע נכתב בידי מיסיונרים או חוקרים בשפתם). על כן, צריך להכיר את כל האוספים שנמצאים באוניברסיטה, לדעת מה המחפש מחפש ואיך לתת מענה לבקשתו.

הקבוצה המיוצגת על ידי המרצות מספקת ביטחון רגשי, פיזי למחפש ולעובדים
• בונה אמון בין מחפשי המידע ואלו שעוסקים במידע (מסבירים מה אנחנו עושים וגם מה ניתן לעשות גם כאשר המידע לא נמצא)
• עוזרת למחפשים לבחור את מה שמתאים להם
• שיתוף פעולה – במקום להרגיש שעובדים בשביל מישהו – צריך להרגיש שעובדים עם מישהו. שהצרכן יחוש שהוא שותף לתהליך החיפוש. הוא מביא את הידע שלו והניסיון – דברים המסייעים לאיש המקצוע לאתר עבורו את המידע. צריך לאמן את הצוות כך שיהפוך לשותף
• העצמה – של כל המעורבים בתהליך" מחפש המידע, העובד והארגון

מה זה אומר לגבי האוניברסיטה ומוסדות המחקר? שעליהם לשפר את כל התהליכים המאפשרים הנגשה ברמה גבוהה: איתור הארכיונים הרלבנטיים, יצירת המידע, מבנה הרשומה, תיאור וקיטלוג, חשיפה או חסימה, האתר המאפשר חיפוש, נגישות, שירותי יעץ, והחשיפה של מדיניות האוסף. כמו כן, צריך לבנות ולהעצים את הקשר עם הציבור, ולבנות מסמך אתיקה המחייב גם את החוקר.

המרצות מתייחסות לטראומה של מחפש המידע (נושאים כגון מידע שאינו נמצא, מידע שקשה לצפייה), טראומה של העובד (נושאים כגון חשיפה טראומטית לסיפור של מחפש המידע), רשומות שאינן נמצאות כי בוערו או שלא נאספו כלל, מידע האצור בחומר הארכיוני.

על כן, על העובד להיות קשוב למצב הנפשי של מחפש המידע, וחברי הצוות צריכים להיות קשובים אחד לשני ולתמוך אחד בשני, ואף להתחלף ביניהם ביצוע המשימות מעת לעת. על כולם לזכור שהארכיונאי אינו עובד סוציאלי ואין מתפקידו לפתור בעיות נפשיות אלא לעשות הכל כדי שהמידע המבוקש יהיה חשוף בפני מחפשי המידע תוך מתן כלים לטיפול במבוכה.

היום השני לכנס

קביעת תקופות אחזקה בחומר פרטי
לינה ון דר מייז

יש בעיתיות כאשר נעשה שימוש בנתונים "תמימים" הנשמרים על ידי הטכנולוגיה למטרות לא נאותות. יש גופים שמוכרים את המידע הזה לגורמים לא ראויים. בהיותנו אחראים על המידע, עלינו לנהוג באתיות בתחום הנתונים פרטיים – יש לנו זכויות וחובה להגן על הפרט. שימוש במידע שאינו מוגן, עלול לגרום לנזק ואף לפגיעה בחיי אדם. על כן, צריך להשתמש בטכנולוגיות שמצליחות "לפרק את המידע לחלקים" ולערבב אותו כך שיהיה קשה להבין אותו ולהגיע אליו.

צריך לחשוב האם בכלל לאפשר חשיפה של מידע פרטי.

צריך לחשב מה הנזק האפשרי בפרסום המידע מול הזכות לדעת. לא כל חשיפה של מידע עשויה להביא לנזק גדול. אך גם צריך לאסוף לא רק את הנתונים שאנחנו רוצים אלא שאנחנו מוסמכים לאסוף אותו. ככל שהמידע הקיים יהיה קטן יותר, כך הסיכונים יהיו מעטים יותר.

נשאלת השאלה האם תמיד שואלים אותנו אם אנחנו בכלל מסכימים שישתמשו במידע.

דיוק – שקיפות – ביעור
יש 7 תחומים שהם ברורים שאין למסור כגון חוזים, צד שלישי ועוד.

לדעת המרצה צריך בזמן שנקבע בחוק לעשות ביעור כחלק מההגנה על הנתונים. אם לא מבערים, יוצרים עבודה כי צריך יהיה לבדוק כל פעם אם יש בקובץ מידע פרטי ואיך צריך לנהוג בו. כמובן צריך לשמור מטה דאטה על מה שבוער.

החשיבה על אבטחת מידע מביאה שינוי, תהליכים, טכנולוגיות ואנשים.

לדעתה תפקידה ארכיונאי צריך להיות עצמאי.

הנגשה בארכיונים בימי קורונה
צריך לתת לחוקרים ולמעיינים את מקסימום השירות. כדי לתת שירות היה צריך לבחון באיזו רמה המידע נחוץ למעיין: מסמך? תיק? מיכל? חטיבה? ובהתאם לכך החומר המבוקש נסרק. צריך להקציב זמן לשירות אונליין ולעשות סדרי עדיפות. בכל מקרה צריך לבדוק אם יש מידע פרטי בחומר הסרוק לפני ששולחים אותו למעיינים. וצריך להסביר את זה למעיין.

בכל התקופה של הקורונה, המחקר לא נעצר. הגשת המידע אונליין התקבל בשמחה על ידי המעיינים כי זה חסך זמן וכסף ואיפשר חשיפה למידע במסגרת המגבלות. יחד עם זאת, היו מספר בקשות שנאלצו לדחות כגון אם היה צריך לעבור על מספר גדול של מיכלים.

בהנחה שהציבור התרגל בזמן הקורונה לקבל שירות אונליין, צריך לתכנן את השירות לציבור מחדש. קיימת בעיה כשהצוות עובד מרחוק – המעיין מחפש במאגר המידע אונליין אך לא יכול להתייעץ ו / או לשאול שאלות. זהו מצב שפוגע בכתיבת עבודות על ידי סטודנטים שרק מתחילים את דרכם בכתיבת עבודות ומחקר.

הארכיונאים הבינו בימי הקורונה במיוחד שהמטה דאטה חשובה מאוד וצריך להקדיש יותר זמן ומשאבים לכתיבתה, כי לא ניתן לסמוך על ייעוץ של ארכיונאי ואנשים מחפשים את המידע מהבית, והשאיפה של הארכיונאי שהלקוח יגיע לכל המידע הקיים בארכיון המתאים לצורך שלו.

בנוסף, הם קיימו הדרכות אונליין (לשם כך היו צריכים להשקיע במצלמות) – מה שלא היה קיים קודם - כדי להראות כמבוא לעיון בארכיון מהי עבודת הארכיונאי וכיצד זה משפיע על דרך המחקר.

אירכוב מידע שנוצר היום לתיעוד ההיסטוריה והחברה – תקופת הקורונה כמקרה מבחן
וירג'יניה הנט

תיעוד תקופת הקורונה היוותה אתגר לאוניברסיטה. הם פנו לציבור בבקשה לתעד את מעשיהם ותחושותיהם בזמן האמיתי. היתרון שלהם שהם גוף באוניברסיטה ויכלו לפנות לסטודנטים (קהל שבוי). הציבור מחזיק בטלפונים ניידים, ויכולים לצלם אירועים כשהם קורים. אלו עדויות. מידע דיגיטלי ומדיה חברתית הינם מידע שונה ממה שמקבלים בנייר ובכתיבה. המפקידים מחליטים מה להעביר, בעוד שהפנייה לציבור לשלוח בזמן האמיתי מונע בחירה וביעור.

בשלב השני, כשכבר קיבלו את החומרים התיעודיים, הם עשו אינטרפרטציה וקובעים את השם או התיאור.

הם גם ערים לכך שלעיתים מידע ברשתות נחסם,עובדה שהגבירה את המודעות לכך שעל הציבור מוטלת האחריות לתעד בזמן אמת, ועל האוניברסיטה לאסוף את המידע בזמן אמת.

היום השלישי בכנס

אוניברסיטת COIMBRA בפורטוגל

השמות של העובדים בתיקי עובדים היו צריכים להשתנות בגלל ה GDPR – תקנות הפרטיות באיחוד האירופי. עד מועד תיקון התקנות זה לא היה חשוב להם בכלל מכיוון שממילא לכל הסטודנטים והמורים יש קוד, כך שמידע הקשור בהם יכול להישלח לכאורה רק למי שיש לו קוד הרשאה לכך.

אך מידע פרטי לא נמצא רק בתיקי מורים וסטודנטים. צצו בעיות אתיות לגבי חומרים שנאספו כתוצאה ממחקר או כתוצאה מהפקדות:
חלק מהארכיון של האוניברסיטה הוא של חברה שפעלה באנגולה, חברה שהיה לה בית חולים. וכל המידע שלה נסרק כולל דוחות רפואיים. ולכן הייתה קיימת רגישות למידע. כדי לתת מענה להתעניינות של הציבור במידע ההיסטורי, הם מנגישים אותו, אך לא את כולו.

יש גם חומרים אודיו-ויזואליים רבים המתוארים ברפרוף. כדי להעמיק את המטהדטה, התיאור נעשה שוב, והפעם נעשה יחד עם אנשים מאנגולה כדי שהתיאור יהיה מדוייק יותר.

הארכיון הבוטני – בתחילת המאה העשרים התקיימה משלחת מחקר וחלק מהתצלומים הועלו סרוקים לאינטרנט אך ללא הקשר ומטהדטה. וכעת הם מחפשים להרחיב את המידע ולא מעלים תצלומים ללא הקשר ומידע.

הם כתבו קוד אתי בשיתוף עם אנשי מקצוע מתחומים משיקים. היום לא משתמשים בקוד לצערה של המרצה, ובקורסים לא מדברים עליו. לדעתה ה GDPR תפש מקום עמוק יותר בתחום המקצוע ופחות מדברים על האתיקה.

כללי אתיקה: מחקר, יצירה משותפת והטמעה / יישום

באיגוד הבריטי קמה קבוצת עבודה לקביעת כללי האתיקה. שלפו ערכים, ביקשו את חברי האיגוד והחוקרים לענות על שאלון הערכה לקוד האתי שיצרו, וב – 2018 האיגוד המקצועי אישר את המסמך.

כיום יש ועדה לאתיקה הכוללת 3 חברים ונפגשת פעם בשנה כדי לבדוק אם יש נושאים חדשים שצריך להוסיף לקוד האתי (הם עוקבים אחרי משפטים שמתקיימים בנושא הארכיונים למשל), ואם צריך להוסיף לוועד משתתפים נוספים. מעת לעת משנים את חברי הוועדה.
הם ממליצים גם לנקוט בפעולות יזומות שתגרומנה לאנשי המקצוע לקרוא את המסמך ולהעביר הערות. הם מתייעצים גם עם אנשי מקצוע כדי לבחון שהתהליך נכון – למשל התייעצו עם מומחה למגוון כדי שיגיעו לכלל האוכלוסייה.

המלצות לכתיבת מסמך אתיקה:
• צריך להבחין בין אתיקה פרטית / אישית לאתיקה של המקצוע. צריך לכתוב איך להבדיל בין שני התחומים במסמך האתיקה.
• צריך לייעץ באמצעות המסמך ולציין כתובת למתן ייעוץ.
• צריך שלקוד האתי "יהיו שיניים"
• צריך שמי שעוסק בקוד לא יהיה מההנהלה / ממקבלי ההחלטות



הקשר עם המפקידים בסוף דרכם
הקשר עם אלו שתורמים ומפקידים את הארכיונים שלהם בארכיון בסוף דרכם – דרכם המקצועית, קריירה, מוות. אלו ימים רגשיים עבורם. ההפקדה מסמלת את הסוף של התורם, אשר לא יודע מה יקרה איתו בהמשך הזמן. לטענתו של המרצה, כאשר צריך להתמודד במצבים אישיים אלו, כל הידע המקצועי הופך להיות חסר ערך.

מצבים אלו עוררו את המרצה לדבר על כך עם הסטודנטים שלו, וגילה שלארכיונאים צעירים אין הכשרה למצבים כאלו בהם צריכים להתמודד עם כאב, צער, של התורמים ושלהם עצמם. הנושא אינו מועלה בתקופת ההכשרה המקצועית, ואינו מופיע במאמרים ובמידע מקצועי. אלא מלמדים על טפסים, מינהל, שלבי ההפקדה, מיון, בחירה והעברה של החומר, אך לא מדברים על הציפיות של המפקיד.

הבעיה שהזדקנות, מות, נחשבים כדבר רע. Forbidden zone. אנחנו צריכים כעובדים לשנות את נקודת הראות שלנו. הארכיונאי צריך לנהל את התהליך כטקס. למשל – הבנה לסיטואציה והכיוון - נחמה. להתכונן להתנהלות במצבים הללו. המפקיד יכתוב את רגשותיו כשהוא מעביר את החומר הארכיוני שלו. את הזיכרונות של המפקיד. הארכיונאי סוכן של המורשת. (legacy). ועליו לעשות צדק לתורמים ולחומר הארכיוני. צריך להיות יותר איכפתיים, מבינים ומכילים, ולשמר את הקשר עם המפקידים לאורך זמן.

צריך לכתוב הסכם מאוד חזק שאומר שמי שמפקיד הוא בעל החומר הבלעדי, כדי שהיורשים לא יבקשו את החומר חזרה.

הקשר בין רשומות ציבוריות, ארכיון הלאומי בדרום אפריקה, הציבור והגופים הפרטיים כמו אוניברסיטאות

צריך לשמור ולטפל בכל החומרים שנוצרים על ידי האדמיניסטרציה, בייחוד במצבים לא יציבים. יש להעלות את המודעות לנגישות למידע – לאזרח הרגיל לרוב אין דרך להגיע למידע. מומלץ להכין מדריך לציבור כדי שיוכל להגיע למידע שנצבר בארכיונים. הכינו אותו בעזרת ארגונים אזרחיים, חוקרים והיסטוריונים.

פעמים רבות בארגונים ביטחוניים החומרים אפילו אינם מתוארים וממוינים, ואפילו הארכיונאים שלהם לא יודעים מה יש בהם ומה ניתן לשחרר לעיון.

הפקדות חומר תיעודי מהמהפכה אביב ערבי בארכיון במצרים

ארכיון במצרים, איפשר לציבור לשלוח חומרים תיעודיים ברשת לאתר הארכיון מהמהפכה במובן של הרחב של המילה "תיעוד". איפשר פרסום מידע גם בגלוי וגם באנונימיות. הם קיבלו חומרים מעניינים באמצעות אתר שנבנה לשם כך, לדוגמה - קיר ועליו צויר ציור מחתרתי, עליו הוסיפו ציורים אנשים שעברו במקום, וכך הציור השתנה מעת לעת עד שבסוף הציור כוסה בצבע לבן על ידי הממשל.

יש סוגיות אתיות באתר שכזה.

הם שילבו גם תיעוד בעל פה, גם של פוליטיקאים.

היום הרביעי בכנס

החוק לפרטיות נחקק בדרום אפריקה ב-2013 והפך למעשי ובעל השפעה ב-2021. מטרתו הייתה להגדיל את הרמה של ההגנה על הפרטיות באוניברסיטאות, האחדה בין הארגונים וקידום הפעולה לטכנולוגיה ומידע שתאפשר את השמירה על הפרטיות בתוך האוניברסיטאות.

ישנם 8 עקרונות לחוק:
1. שקיפות: היחידה היוצרת את המאגר צריכה לעמוד בכל 8 העקרונות הבאים
2. עיבוד והגבלה: עיבוד המידע חייב להיות בהתאם לחוק
3. המידע האישי צריך להיאסף למטרות מוגדרות בהתאם לסמכויות המוענקות
4. הגבלות על עיבוד נוסף של המידע: כל עיבוד נוסף של המידע צריך להיעשות בהתאם למטרה הראשונית לאיסוף המידע
5. איכות המידע: יוצר המאגר צריך להבטיח שהמידע מושלם ומובן, ולא נתון לפרשנות לא ראויה. החוק מתיר לעדכן את המידע תוך שמירה על המטרה לשמה המידע נוצר
6. נגישות: חייבת להיות נגישות למידע. צריכה להיות הערה לאחראי על אבטחת מידע לגבי הנושא והנתונים עוד לפני איסופם
7. אבטחת המידע: היחידה היוצרת חייבת לשמור על האמינות של המידע האישי
8. לנבדק יש זכות לקבל את המידע הקיים על עצמו ללא עלות מהגוף שאסף את המידע

חומרים פרטיים מוגדרים ככאלו:
• פרטים להתקשרות (שם, כתובת מייל, מספר טלפון או נייד, מספר זהות)
• מידע דמוגרפי (גיל, מין, תאריך לידה, דת, תרבות, מצב משפחתי)
• מידע היסטורי (מסמכי עבודה, מצב כספי, מחינוך, רשומות רפואיות(
• מידע ביומטרי (DNA, HIV, רנטגן, סוג דם, טביעת אצבעות)
• דעות אישיות ונקודות מבט
• התכתבות אישית וסודית
• מחשבות ודעות על אנשים על ידי אנשים אחרים
איומים לפרטיות (בשקופית המקורית ישנם הציטוטים של המאמרים הנוגעים בנושא)
• טכנולוגיות לאיסוף נתונים ברשת מהווים אתגר להגנה על הפרטיות בעיקר תקשורת, בריאות ומסחר אלקטרוני
• שיתוף מידע עם גופים מהמגזר השלישי
• הגדלת הנטל בנושא נתונים לא מאובטחים
• נתונים שאינם מטופלים בהתאם לחוק
• גישה לא מאושרת לנתונים פרטיים
• גניבת נתונים

תוכנית לניהול רשומות
• תהליכים ונהלים מיושמים
• הגנה על הפרטיות תוך קידום הנגישות
• מבנה פונקציונלי של הארגון

קידום
צריך להדריך ולעורר מודעות

צריך לכתוב מדריך משותף ומחייב לכל האוניברסיטאות

מי שמקדם את הנושא הוא דווקא המחלקות המשפטיות של האוניברסיטה ולא מנהלי הרשומות, כי הן אחראיות להטמעה של כל החוקים במדינה

הרצאה: רשומות פרטיות

באוניברסיטה קיימות רשומות עם מידע אישי כגון רשומות של סטודנטים, קורות חיים, תצלומים, ענייני פיתוח מקצועי, מאגרי מידע, קידום, פעילויות בין תחומיות והמלצות. ארכיונאים צריכים להבין מה דורש החוק וליצור הגנות למידע.

גם לגבי מידע פרטי שנוצר תוך כדי המחקר צריך להקדיש תשומת לב. קיימים נהלים לגבי ביצוע מחקר. דרושים אישורים כדי לבצע מחקר למשל מחקרים בתחום הפסיכולוגיה. כשהנתונים מגיעים לארכיון, הארכיונאים צריכים לקבל את האישורים הללו וללמוד מה המטרה של המחקר.
כדי לספק נגישות ללא הפרטיות צריך להסיר מידע פרטי, ולפרסם מדיניות לשימוש במידע.

יש באוניברסיטה גם מידע סודי למשל מידע אתנוגרפי על ילידים (חפצים פיזיים, ידע הקשור לריטואלים דתיים ומסורות, שרידים של אנשים וחפצי קבורה, מסורות סודיות). הסוגיות בנוגע למידע הזה שאנחנו לא יודעים מה סודי ומה לא, אין עזרי איתור, ולא כל החומרים פתוחים. לבדיקה ואיתור של מידע רגיש יש לאפשר בחינתו על ידי הקהילה בטרם חשיפתו לציבור. באוניברסיטה מתנהגים לפי חוק NAGRA – חוק פדרלי שמגן על המידע על הילידים והארכיונאים צריכים להכיר את החוק.

לארגונים אחרים יש מידע שנחשף רק לחברים בארגון כמו אגודות סוציאליות, וצריך לתאר ראשית את המידע כי יותר מאוחר לא יבינו אותו.

כדי לגשת למידע יש לפנות לרשויות המוסמכות לכך.

לעיתים יש גוף שלישי שמקבל את המידע או שמגיע לארכיון מידע מגוף שלישי וצריך להגן עליו.

בנוסף, ישנו מידע בתוך החומר הארכיוני עצמו שקשור לביטחון של הקמפוס למשל תוכניות ארכיטקטוניות של מבנים אשר היו בעבר חשופים לעיון, וכעת לא – יש חשש שיעשו בהן שימוש לא ראוי נגד ביטחון הקמפוס. על כן, כיום צריך להגיש בקשה מיוחדת לעיין בחומר והארכיונאים חייבים להכיר את הנהלים. צריך לדעת למה אפשר לגשת בלי חובה לקבל אישור לעיין בחומר.

מגבלות עיון: התנגשויות בין חוק הארכיונים לחוק חופש המידע, ובעיה של בקשה לכמות גדולה מאד של חומר ארכיוני ולכן לא ניתן לעמוד בלוחות הזמנים שנקבעו בחוק חופש המידע.

כדי לפעול נכון, צריך להדריך את העובדים מעת לעת, וכן להיות בקשר טוב עם המחלקה המשפטית.

הרצאה: אוניברסיטה של הרפואה

תחום הבריאות כולל את: המטפלים, החולים, החוקרים, הקהילה.
האתיקה באה לביטוי באיסוף החומר הארכיוני, בתאור ובסיפור החיים.
בנוסף עוסקים גם באיסוף של החומר של ארגונים שעוסקים באיידס.

איסוף מדיה חברתית רק לאחר קבלת רשות. זוהי פעולה שהתחזקה במיוחד בתקופת הקורונה.

צריך לתעד קהילות שנפקדות מהתיעוד של הבריאות באמצעות תיעוד בעל פה: חולים, מטפלים, תוך כיסוי מגוון נושאים. כל זה כדי לאפשר נגישות למידע, איתור מידע ומחקר.

בהמשך יום העיון, המרצים התייחסו לנושאים הבאים:
שמירה על מידע הקשור בילדים שעברו את ילדותם ונערותם בפנימיות: איך להתייחס למידע אודותיהם , איך ליצר מידע כדי שיהיה להם זיכרון לעבר שלהם בפנימיות ואיפשור הנגישות אליו או לפחות לחלקו. בנוסף, צריך לתת את הדעת למידע של ארגונים מהמגזר השלישי שאינם מעוניינים להעביר את החומר הארכיוני שלהם לארכיון הלאומי ולמצוא עבורם אכסניה ראויה שעומדת בכל הכללים של השימור ושל הנגישות.

ארכיונים מנותקים – יש סוגים שונים: ארכיונים שעברו הגירה, ארכיונים שמשתפים אותה מורשת, ארכיונים שנוצרו בקולוניה והועברו לארץ הכובשת. נשאלה השאלה מי בעלי החומר הארכיוני המנותק. לדוגמה - הארכיונים של הצבא של רודזיה עברו לבריטניה. ב – 2001 הופקדו בידי מוזיאון שנסגר ב – 2008 בגלל סיבות כלכליות. התירוץ שהחומר נשאר בבריטניה – שייך לשלטון הקולוניאלי. לדעת המרצה, ילידת רודזיה, זה לא הוגן - דומה ללקחת פיסת היסטוריה ולנתק אותה מהעם. הבעיה שכדי להגיע למידע שנמצא באנגליה, צריך כסף לטיסה, שהייה ועוד,  וזה לא הוגן. לכל אחד יש זכות לגשת למורשת ולהיסטוריה שלו.

המרצה מפינלנד טוען שהחלטות שכאלו (היכן צריך להישמר החומר הארכיוני המנותק) צריכות להתקבל ברמה בינלאומית כי רק ברמה שכזו ניתן לקחת בחשבון את כל האינטרסים ולאזן ביניהם. האינטרסים או התחומים הינם אתיים, פוליטיים, חברתיים, ארכיונאים, מורשת, היסטוריה. עד שזה יקרה, צריכה לפעול ועדה ב ICA שצריכה לנסות לגשר במקרים אלו.

משפטים שלקחתי מפי המרצים–
*שיתוף – זה הרוח של המקצוע.
*אמפתיה – נמצאת בליבה של האתיקה.
*ארכיונים הם העבר וההווה, והעתיד שיבנה מהתיקון של העבר
*זיכרון יוצר משמעות
*אנשים צריכים לדעת שהארכיונים מהווים מקום בטוח למידע ושם נשמרת האמת.