קבצי חוק הארכיונים ותקנותיו/הנחיותיו

לפניכם סקירה קצרה של חוק הארכיונים התשט"ו 1955, שהכינה הוועדה להיבטים משפטיים של האיגוד. כיום עומדות על הפרק מספר הצעות לשינוי החוק. 

חוק הארכיונים התשט"ו-1955 מהווה את המסגרת המשפטית, המינהלית והמקצועית לניהול המערכת הארכיונית במדינה. התקנות וההנחיות הנלוות לחוק מעניקות לגנז.ת, ובאמצעותו לעובדי ארכיון המדינה, את הסמכות להדריך, להנחות ולפקח על ניהול הארכיונים והרשומות במוסדות המדינה, ברשויות המקומיות ובתאגידים הממשלתיים. 

חוק הארכיונים קובע מהו החומר הארכיוני, מה הוא החומר ארכיוני שיופקד בארכיון המדינה ומהן סמכויות הפיקוח והבדיקה של הגנז.ת (מנהל.ת ארכיון המדינה) בנוגע לארכיונים ציבוריים ובנוגע לחומר ארכיוני שברשות הפרט. 

תכליותיו של החוק הן יצירת בסיס חוקי לקיום ארכיון המדינה והסדרת עבודתו וקשריו עם הארכיונים של משרדי המדינה ומוסדותיה - סמכויות בדיקה ופיקוח, וכן הסדרת הטיפול בחומר המופקד בארכיון המדינה - רישום, טיפול, יצירת העתקים והצגה לקהל הרחב. החוק יוצר בסיס חוקי לקיומה של מועצת הארכיונים העליונה וסדרי עבודתה, הסדרת סוגיית החומר הארכיוני המצוי בידיים פרטיות, והסדרת סוגיית חומר ארכיוני המוצא מישראל. 

תחולת החוק:
 - משרדי ממשלה
 - רשויות מקומיות
 - חברות ותאגידים ממשלתיים
- מוסדות המדינה- המוסדות שהוכרזו בצו כמוסדות המדינה לעניין חוק הארכיונים 

 תחומי כיסוי החוק
- פעילות וסמכויות פיקוח של ארכיון המדינה וגנז המדינה
 - ניהול הרשומות הפעילות, השימוש בהן ושמירתן במשרדי הממשלה, ממועד היווצרותן ועד לביעורן או גניזתן
 - גניזת הרשומות ואבטחתן במגנזות משרדיות או מסחריות
 - ביעור הרשומות החסרות ערך מינהלי משפטי או מחקרי, על פי מועדי השמירה והביעור שבתקנות וההנחיות תקופות שמירה וביעור
 - הפקדת הרשומות בעלות ערך לשמירה לצמיתות בארכיון המדינה
 - מועדי חשיפת החומר הארכיוני הנשמר לצמיתות בהתאם לתקנות בדבר עיון בחומר ארכיוני
 - ההסדרים לניהול ארכיונים ציבוריים בהתאם לקריטריונים מקצועיים, מינהליים ומשפטיים
 - חומר ברשות הפרט המצוי בידי מוסדות ותושבי המדינה 

תקנות והנחיות:
 - תקנות בדבר מסירת החומר הארכיוני למשמרת
 - תקנות בדבר הסדרים לניהול ארכיונים ציבוריים
 - תקנות בדבר עיון בחומר ארכיוני
 - תקנות בדבר אגרות לעיון
 - תקנות ביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות, כולל תקופות שמירה לסוגי חומר שונים 
 - הנחיות ביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות
 - צו בדבר מוסדות המדינה 

 הוראות שונות:
 - הפקדת חומר בדפוס או בשכפול
 - הפקדת חומר ארכיוני של ועדות המתמנות על-ידי הממשלה או שרים או מטעמם
 - רשומות המצויות בלשכות שרים וברשותם של שרים והטיפול בחומר פרטי של שרים ושרים לשעבר

 נספחים
נספח מס' 1: ניהול רשומות ואחראים לרשומות 
נספח מס' 2: נציבות שירות המדינה - הודעה מס' מו/ 54 נוהל טיפול ברשומות המצויות בלשכותיהם או ברשותם של עובדי המדינה
נספח מס' 3: תקנות העדות - תקנות בדבר העתקים צילומיים
נספח מס' 4: דוגמאות לטופסי ביעור 

תקנות ביעור חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות 
התקנות מגדירות מהן תעודות שגרתיות שמותר לבערן, תקופות שמירה לכל סוג תעודות, ומכתיבות תהליכי ביעור תעודות שגרתיות ולא שגרתיות. בנוסף, החוק כולל גם הנחיות להחזקת חומר ארכיוני לשמירה ולביעור על פי תקנות 1 ו-14 לתקנות בדבר ביעור חומר ארכיוני. יש הבדל משמעותי בין התקנות ובין ההנחיות. התקנות הן דבר מחייב ויש להן ניסוח ותוקף משפטי. ההנחיות הן בגדר המלצה בלבד והן בעלות ניסוח מקל. התקנות מגדירות חומר שיש לשמור לתקופה ולבער, בזמן שההנחיות כוללות גם חומר לשמירה לצמיתות. התקנות מדברות על נושאים עקרוניים/ציבוריים, כאשר ההנחיות מביאות נושאי עבודה שוטפים. ההנחיות אינן מתפרסמות בצורת תקנות בחתימת ראש הממשלה, אלא רק באישור חברי מועצת הארכיונים העליונה ובחתימת גנז המדינה. הליך עדכון ההנחיות הוא הליך קצר יחסית בהשוואה להליך עדכון התקנות.