פניות לוועדה להיבטים משפטיים

1. זכות יוצרים ביצירות חברי קיבוץ
שאלה
שלום רב,
להלן מקרה שנתקלנו בו לאחרונה:
פנתה אלינו חברת קיבוץ וביקשה להעביר את הכתובים של אביה הסופר, שנכתבו לצרכים פנימיים של הקיבוץ לפני שנות החמישים, לארכיון "גנזים". היא ביקשה את המקור.
אנו השבנו לה שעלינו להתייעץ עם גורמים מקצועיים.
להבנתנו, יצירות (שירים, מחזות, ספרים וכד'), שנוצרו בקיבוץ לפני ההפרטה בשנות האלפיים, שייכים לקיבוץ, ולחבר (היורש) אין עליהם בעלות. האם כך?

תשובה

לצוות הארכיון שלום רב,
שאלתכן/ם עוררה אצלנו עניין רב כיוון שנושאי זכויות יוצרים וקניין רוחני מעסיקים את כולנו.
התייעצנו עם עו"ד שבקי בנושא הקיבוצי ולהלן תשובתו:
כדי לתת מענה מקצועי יש צורך לדעת מהו תקנון הקיבוץ,
איזה החלטות התקבלו בו לאורך השנים, אם בכלל, שנוגעות לקניין רוחני של חברים, כיצד התנהגו עם רכוש חבר או יצירות שלו במקרים דומים או אחרים.
יתכן שהיו מקרים בהם נהגו עם רכוש חבר באופן שונה מהקבוע בתקנון הקלאסי, וכבר היו מקרים בקיבוצים כאלה או אחרים.
לטעמי, אין בהכרח תשובה עקרונית אחת. כך למשל היה סכסוך משפטי בעבר בין יורשי האמן המנוח, יחיאל שמי לבין קיבוצו ועלו שם שאלות דומות. ישנם קיבוצים שהגיעו להסדרי זכויות וניצול זכויות עם היורשים.
השאלה היא לאו דווקא רק "ארכיונאית" אלא גם פרטנית לקיבוצכן/ם.
היה שם אמן, צייר, ואשר נפטר לפני כשנתיים – איך נהגו עם עזבונו ?
היה סופר – איך נהגו בו ?
האם מדובר כאן בכתובים לצרכים פנימיים של הקיבוץ ?
כלומר, האם גוף המקור (הנייר) שייך לקיבוץ או רק ניצול הזכויות ? המיסחור ?
שורה תחתונה: כל תשובה תהיה כפופה ל.... בהינתן ש... בכפוף ל....
אולי כדאי שתיוועצו ביועץ המשפטי של הקיבוץ.

2. בחירת אכסניה לחומר ארכיוני ואתיקה מקצועית
שאלה
באתיקה הארכיונאית נכון לשים את החומר בהתאם לאיפה ש"הבית הטבעי" שלו. האם כל כך נכון להשאיר את החומר המקורי בקיבוץ? האם לא נכון מבחינה אתית להעביר אותו לגנזים? והרי ניתן להשאיר עותק מצולם או עדיף אפילו, עותק סרוק בקיבוץ? לא?
האם השאלה היחידה שעולה פה היא שאלת זכויות היוצרים? הרי אפשר להעביר את החומר המקורי לגנזים ועדיין לשמור על זכויות היוצרים של הקיבוץ/ היורשים החוקיים....

תשובה
השאלה שבפנייה נוסחה קצת לא מדויק. אין זו שאלה של זכות יוצרים, אלא שאלה של תנאי החוזה. הפנייה בעיקר קשורה לנושא של הסדר חוזי בין חברי הקיבוץ. לרוב ההסדר החוזי גובר על הוראות החוק, להוציא הוראות חוק מחייבות שלא ניתן להתנות עליהן. לכן, כל עוד לא ראינו את התקנון הקיבוצי של אותה תקופה, שהוא מעין חוזה עם חברי הקיבוץ, לא ניתן להגיד מה מותר ומה אסור לעשות.
לא ניתן לדון על סוגיות אתיות לפני שאנו פותרים סוגיות חוקיות, על כן, כל עוד אין אנו יודעים מה היו תנאי התקנון, אין מקום לדון על הצד האתי.

3. תקופות שמירה של חוזים
שאלה
אני מבצעת הערכה לתיקים מינהליים שהגיעו מהגוף היוצר.
יש לי תיק עם חוזים להתקשרות של ספק. לדוגמא ספק שמבצע פרויקט של תיעוד בעל פה.
יש לי בתיק 3 חוזים של הגוף עם אותו ספק כל פעם על המשך הפרויקט.
לא הצלחתי למצוא בתקנות הביעור את תקופת השמירה לסוג חוזה כזה .
כבר עברו יותר מ5 שנים.
אשמח עזרתך
תודה רבה

תשובה
בדרך כלל שומרים חוזים ל-7 שנים. הכל נובע בעצם ממחשבה כמה זמן ניתן להשתמש, לתבוע, ובדרך כלל מדובר ב-7 שנים. אבל יש מקרים מיוחדים, למשל חוזי מקרקעין שומרים לצמיתות. גם החוזים הקשורים בזכויות יוצרים כדאי לשמור לצמיתות, כיוון שאין לדעת מתי תצטרכו להוכיח זכויות שלכם. במקרה של תיעוד בעל פה, לא נראה שיש משהו בתקנות כאלה או אחרות. אז נשתמש בהיגיון. ברור שיש לשמור מינימום 7 שנים. אבל ייתכן שמדובר ביצירה (לדעת השופט, אם יגיע לשם), ואז תצטרכו להוכיח את זכותכם, ואני מאוד מקווה שבחוזים מצוין שכל הזכויות הן של המזמין, הגוף שממנו קיבלת את החומר. כך שהייתי שומרת לצמיתות, צמוד לחומרים עצמם.
ועוד, תקופת שמירה תמיד מסיום הפרויקט וסיום כל ההתקשרות עם הספק, לא ממועד חתימת החוזה.
לגבי עבודות תיעוד בעל פה אפשר להוסיף שני סוגי מסמכים שחשוב לשמור:
1. הסכם ביניכם לבין הגוף המפקיד, אם צריך.
2. הסכמים/חוזים עם כל המרואיינים - הסכמה לפרסום ולשימוש לכל צורך. דבר חובה.
4. תקופות שמירה למכרזים

4. תקופת שמירה למכרזים
שאלה
כמה זמן צריך לשמור מכרזים פומביים?
תשובה
יש לשמור כל דבר בהתאם לנושא. מכרזים הם בנושאים שונים. כך מכרזי כוח אדם יש לשמור 3 שנים, אספקת טובין - 5, בנייה - 7 וכד'. כל עניין לגופו. אלה ההגדרות מתוך חוק הארכיונים. אך ייתכן ויש חוקים ותקנות נוספים בתחומים שונים שיש להתחשב גם בהם. כדאי לקחת חוק הארכיונים ותקנות תקופות השמירה, לעין לעומק פעם אחת ולסמן כל הסעיפים שנוגעים במכרזים בנושאים שונים. כל התקנות נמצאות באתר ארכיון המדינה במסגרת מידע מקצועי. בנוסף, יש ללמוד את כל מה שקשור במכרזים בתחום עיסוק הארגון מתוך חוקים, תקנות והנחיות מקצועיות בתחום מסוים.

5. רישום מאגרי מידע בארכיונים
שאלה
סוגיה ותיקה הנוגעת להגדרת ורישום מאגרי מידע בארכיונים. 
תשובה
ברוב/כל הארכיונים הארגוניים, יישוביים או מוסדיים, מצטבר בדרך כלל גם מידע אישי שעשוי לעלות לכלל "מאגר מידע" כפי שהוא מוגדר בחוק (חוק הגנת הפרטיות). החוק קובע חובת רישום למאגרי מידע ואוסר על ניהולם והחזקתם אלא אם נרשמו בפנקס מאגרי המידע ושולמו האגרות השנתיות המתחייבות מכך. החוק מוסיף וקובע כי המנהל, המחזיק או משתמש במאגר מידע בניגוד להוראות אלה דינו מאסר שנה. סעיף8 (ג) לחוק קובע שבעל מאגר מידע חייב ברישומו בפנקס אם מתקיימת בו אחת מהנסיבות המנויות בסעיף, בהן שמספר האנשים שמידע עליהם נמצא במאגר עולה על 10,000; המאגר מכיל מידע רגיש כהגדרתו בחוק; המאגר משמש לשירותי דיוור ישיר. 
לעניות דעת הוועדה, על פי ההגדרות שלעיל, אין המידע הנמצא ברוב הארכיונים עולה לכלל הגדרת מאגר מידע החייב ברישום על פי חוק, אולם והיה ואתן/ם רוצים לוודא זאת אנו ממליצים שתתייעצו עם הגורמים המשפטיים בארגונכן/ם ו/או יישובכן/ם.