תוכנה לניהול ארכיון - המלצות והנחיות לרכישת מערכת

בארכיונים נשמרים מסמכים המתעדים פעילות ארגונית ואנושית שיש להם ערך מִנהלי, משפטי, מחקרי ותרבותי עבור מתעדי הפעילות ועבור החברה כולה. חומר ארכיוני זה, המוחזק מכוח חוק הארכיונים, התשט"ו–1955, ובהתאם למדיניותו ולמטרותיו של כל ארכיון וארכיון, אמור להיות נגיש למגוון קהלי יעד – הגוף היוצר של החומר, חוקרים והציבור הרחב. השימוש בחומר הארכיוני רחב ומגוון, ועליו להיעשות בהתאם להוראות החוקים והתקנות הרלוונטיים ולמדיניות הארכיון. 

כמו במרבית הארגונים בימינו, גם בארכיונים מתבצעים תהליכי העבודה באמצעות מערכות ממוחשבות. מערכות המיועדות לנהל ארכיון נדרשות להשתלב במערכות הכלליות של הארגון שהארכיון הוא חלק ממנו, אך בו בזמן להיות מותאמות לצרכים הייחודיים הנובעים מן המקצוע. לרוכשי המערכת נתונות שתי אפשרויות: האחת – לפנות לאנשי מקצוע כדי ליצור בעזרתם תוכנה חדשה המותאמת לצורכיהם; האחרת – לרכוש תוכנה קיימת. מסמך זה נועד לסייע לארכיונאים העומדים לפני פרויקט איתור ורכישה של תוכנת מדף לניהול ארכיון, ולהכווינם בשלבי התהליך השונים:
• מתן דגשים לניסוח בקשה להצעת מחיר בהתאם למצב חומרי הארכיון, לאופי המערכת הנדרשת לניהולם ולאפיון המערכת בהמשך בידי הספק שייבחר. 
• ניתוח והשוואה של הצעות מחיר. 
• פירוט של נתונים ומידע שרצוי לקבל מהספק – על המוצר ועל הספק עצמו.
• הגדרת התכונות והמאפיינים הנדרשים ממערכת ניהול ארכיון פונקציונלית כדי להציגם לספק ולבחון את התוכנה שיציע. 

מכיוון שהארכיונים שונים בגודלם, במדיניותם ובהיקף פעילותם, ומשום שתהליכים המתקיימים בארכיון אחד לא בהכרח מתקיימים בארכיון אחר, נעשה במסמך זה ניסיון להרכיב רשימת תכונות ומאפיינים מקיפה ורחבה ככל האפשר. עם זאת, יש להביא בחשבון כי הרשימה עשויה שלא לכלול התייחסות לתהליך שהוא ייחודי לארכיון מסוים. המסמך שלפניכם נועד לסייע לארכיונאים בפרויקט רכישת מערכת לניהול ארכיון.

המסמך המלא מצורף כקובץ PDF
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
מסמך זה הוא פרי עבודתן של שתי ועדות מחשוב מטעם איגוד הארכיונאים הישראלי. הוועדה הנוכחית השתמשה במסמכים פרי עטה של ועדת המחשוב הקודמת, שפעלה בשנים 2007–2014 והכינה חומר רב בנושא של מחשוב ארכיונים. מצאנו לנכון לעבד ולהוציא לאור את עיקרי החומר הקשור לבחירת ספק למערכת מחשוב לניהול ארכיון.

חברי הוועדה 2007–2014
מאשה זולוטרבסקי בר, יו"ר הוועדה
גליה דובידזון
מילכה הר טל
אסף טרקטינסקי
רחל רובינשטיין
לריסה שניטקינד

חברות הוועדה 2021
גליה דובידזון, יו"ר הוועדה
ענת שמעוני
לריסה שניטקינד
יהודית שפיצר